Архивный фонд организации составляет часть документального фонда, включающего документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива. Архивный фонд подлежит хранению в архиве организации.
Виды архивных фондов организации:
- архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
- объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;
- архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному и др.).
Хранение бумажных документов. В п. 2.9 новых Правил подчеркивается: архивные документы хранятся в систематизированном порядке в пределах архивного фонда.Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является единица хранения. Правила определяют и признаки систематизации единиц хранения архивного фонда:
- структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);
- хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
- функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
- номинальный (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);
- корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
- географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
- авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).
Устанавливаются требования к обеспечению сохранности документов (нормативных (оптимальных) условий хранения документов; рациональному размещению документов в архивохранилище; проверке наличия и состояния документов, порядок розыска документов), включая особенности хранения электронных документов.
Формат текстовых электронных документов, передаваемых для хранения в архив организации – источника комплектования государственного и муниципального архива, – PDF/А.
Правилами предусматривается, что в случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или на новые носители.
Кроме рассмотренных положений, в данном разделе устанавливается порядок проведения проверки наличия и состояния архивных документов (п. 2.39–2.43), организации розыска необнаруженных документов (п. 2.44), порядок выдачи документов из архивохранилища (п. 2.45–2.48), а также порядок обеспечения сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях (п. 2.49). Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях. Проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов – не реже одного раза в 5 лет.
Согласно п. 2.11.5 Порядка 2007 г. внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех документов архива организации или их отдельных частей (групп) проводятся:
- в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы,
- при смене заведующих архивохранилищами.
По результатам проверки составляются следующие акты:
- проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 3);
- о технических ошибках в учетных документах (при их обнаружении) (приложение № 4);
- об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение № 5).
Порядок выдачи документов из архивохранилища. Документы выдаются на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации (если архив является структурным подразделением):
- работникам структурных подразделений организации;
- судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в установленном порядке;
- иным пользователям по письменному заявлению.
Срок выдачи документов из архивохранилища не должен превышать:
- одного месяца – для использования работниками организации и иными пользователями;
- шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Предусматривается возможность продления срока выдачи документов – с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов. Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе.
Документы из архивохранилища не выдаются:
- при наличии фонда пользования;
- находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.
