Для проведения работы по экспертизе ценности документов в организации приказом ее руководителя создают экспертную комиссию (ЭК), в состав которой включают наиболее квалифицированных работников организации, руководителя архива организации и, желательно, представителя государственного архивного учреждения. Председателем ЭК назначают одного из руководящих работников организации, курирующего делопроизводство и архив. ЭК является совещательным органом и действует на основе положения об экспертной комиссии, согласованного с государственным архивным учреждением и утвержденного руководителем организации. Заседания ЭК проводят не реже двух раз в год и оформляют протоколами, которые утверждаются руководителем организации. В международном стандарте ИСО 15489 вместо термина «экспертиза ценности документов» используют близкое по смыслу, но более узкое понятие - «установление срока хранения документа и выбор действий по его отбору на хранение или уничтожение». Члены ЭК проверяют в структурных подразделениях правильность выполнения работы по экспертизе ценности, просматривая описи дел постоянного и временного хранения, акты о выделении дел для уничтожения, сами дела, подобранные по категориям. При просмотре дел выясняется, насколько правильно они сформированы (чтобы в деле, подлежащем передаче на государственное хранение, не оказалось ненужных бумаг, а в делах, выделенных для уничтожения, — ценных документов). Основными задачами ЭК являются организация и проведение:
- экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел
- экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
- отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
В результате работы ЭК образуются четыре группы дел с различными сроками хранения:
- постоянного хранения в государственном архиве;
- временного хранения в архиве организации (свыше 10 лет);
- временного хранения (до 10 лет);
- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
