На сегодняшний день можно выделить два основных метода по совершенствованию работы с документами: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.
К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного её распределения.
Сокращение объема документооборота связываются с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации, разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими.
Другое направление сокращения документооборота – повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Реальные возможности повышения качества документов и сокращения объемов тексов заключается в следующем:
- уменьшение различных преамбул, не несущих полезной информации (особенно это положение можно отнести к распорядительным документам приказам, решениям, где констатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведением документов вышестоящей организации, либо кратким отчетом или перечислением фактов);
- исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз, выражающих благодарность или уважение адресатам.
Можно выделить еще одно направление сокращения документооборота – уменьшение физического размера документа. При переписке необходимо применить стандартные бланки, которые экономят примерно 1/5 часть площади листа, желательно использовать также бланки формата А5. Внедрение этого требования связано с преодолением сложившегося представления о престижности продольного бланка, широких полей, увеличенных интервалов и т.п. Размер бланка должен соответствовать объему текста. Сокращать объем текста необходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями. Объемные документы справочного характера и долговременного пользования следует изготовлять с заменяемыми страницами, что позволит при внесении изменений не перепечатывать документ. При подготовке оперативных документов рекомендуется использовать телеграфный стиль. Практикуются ответы на самом запросе при помощи штампа и подписи от руки. В этом случае сведения о документе сохраняются в организации-получателе на регистрационно-контрольной карточке, которая должна содержать соответствующую информацию. Основное в сокращении документооборота это удобство работы и ликвидация излишних документов. Унифицированная форма документа должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации.
Еще один способ сокращения объемов документации – построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Например, приказ по личному составу печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личных делах и бухгалтерии. Причина такого "тиража" - создать возможность обнаружить документ в нужный момент. В результате этого создаются дублированные дела, которые включаются в номенклатуры и затем передаются в архив. Научно обоснованная поисковая система исключает необходимость дублирования документов. Определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, место хранения и др. основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста.
В целях сокращения объема документооборота рекомендуется составление плана по следующим направлениям:
- в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов;
- ввести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции
- в номенклатурах дел сократить количество дел за счет ликвидации дублирования;
- унифицировать распорядительные документы, заменить директивные, инструктивные и т.п.
- разработать трафаретные тексты наиболее часто повторяющихся документов;
- повысить качество подготовки и оформления документов, унифицировать бланки в соответствии с действующими стандартами;
- расширить практику бездокументного решения служебных вопросов;
- для экономии бумаги усилить контроль за тиражированием документов;
- разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и использования.
Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.
