Архивный фонд Российской Федерации — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством.
Документы Архивного фонда Российской Федерации в законодательно определенном порядке хранятся: постоянно в федеральных государственных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации, муниципальных архивах, федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках и музеях.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ"Об архивном деле в Российской Федерации"
Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов.
Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа
Осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.
Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации. Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.
Основными формами использования документов архива являются:
-информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;
-исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
-использование документов в средствах массовой информации;
-подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;
-выдача документов для работы в читальном зале архива;
-выдача документов во временное пользование.
Доступ к архивным документам обеспечивается:
1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;
2) путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов;
3) путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования.
