Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения
В технологию работы с документами входят: - прием и первичная обработка поступающих в организацию документов; - предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения, их распределение; - регистрация и рассмотрение документов руководителем организации; - доставка документов исполнителям; - контроль исполнения документов; - обработка исполненных и отправляемых документов, формирование дел; - подготовка к передаче дел в архив, их передача; - информационно-справочная работа.
Службой документационного обеспечения управления. Служба ДОУ как самостоятельное структурное подразделение возглавляется руководителем, который подчиняется непосредственно руководителю организации.
Основными задачами службы ДОУ являются постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На службу ДОУ обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно- документационное обеспечение управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и заканчивая сдачей в архив (или уничтожением).
На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.
