Табель-это нормативный документ, регламентирующий состав и объем документов, необходимых и достаточных для реализации возложенных на организацию функций, с характеристикой их юридического статуса, этапов их подготовки.
Применение табеля обеспечивает юридическую силу документов, позволяет вести оперативный поиск необходимых форм документов, сокращая тем самым затраты рабочего времени на составление, оформление и обработку документации, выполняя роль справочника и маршрутизатора в практике документирования деятельности организации.
ГСДОУ определила последовательность составления табеля:
1.производится выявление полного фактического состава документов, создаваемых в организации. Проекты перечней составляются в каждом структурном подразделении, подтверждаются подписью руководителя и затем сводятся в общий перечень организации. Одновременно на этом этапе выявляется круг должностных лиц, имеющих право подписывать, утверждать, согласовывать документы, служебные места, где документы регистрируются, контролируются и т.д.
Состав граф табеля не полностью нормативен и может включать по желанию составителя от шести до семнадцати граф(наименований форм документов сведения о должностном лице, ответственном за подготовку документа, информацией о порядке придания документу юридической силы, месте хранения, адресате, контроле, периодичности )
2. проводится анализ выявленного полного комплекса документов. Результаты анализа служат основанием для планирования работ по совершенствованию применяемой документации. Они могут быть зафиксированы как в проекте Табеля в последней графе «Примечания», так и оформлены в виде отчета или докладной записки;
3.проводятся работы по приведению конкретных форм документов в соответствие с общими и отраслевыми требованиями по составу, наименованию, оформлению и размещению реквизитов и показателей на рабочем поле документов. Эталонный комплект документов должен быть оформлен в форме приложения к проекту Табеля;
Табель форм документов, применяемых в организации, подписывается руководителем рабочей группы и визируется ее членами. Юридическую силу разработка приобретает после утверждения приказом руководителя. Ответственность за внедрение и соблюдение Табеля несет руководство организации и ее структурных подразделений.
