Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации
Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» устанавливают:
- сферу распространения инструкции
- ответственность за ее несоблюдение;
- подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с д в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
- нормативно-методическую базу.
Раздела «Правила составления и оформления д», где определяются:
- виды и разновидности д
- общие правила подготовки и оформления д
- правила подготовки отдельных видов распорядительных д в, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
- порядок изготовления и размножения д;
- правила оформления и заверения копий и приложений;
- порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
- порядок работы исполнителей с д
Раздел «Документооборот»
- порядок приема, обработки, распределения входящих д;
- правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
- порядок подготовки и отправки исходящих д
- порядок учета объема документооборота.
В разделе «Регистрация документов»
- порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних д
- сроки, формы и методы регистрации;
- правила индексации документов.
Раздел «Организация справочной работы»
- принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
- включает описание справочных массивов
- порядок систематизации и классификации справочной информации;
- технологию информационно-поисковой работы.
«Контроль за исполнением документов»
- категории документов, подлежащих обязательному контролю;
- порядок их постановки на контроль;
- технология контроля
- обязанности исполнителей;
- типовые сроки исполнения;
- порядок обобщения данных по контролю за исполнениемд;
- порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел «Оперативное хранение документов»
- правила хранения д в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации
- устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность д;
- правила формирования в дела отдельных категорий д;
- порядок разработки и использования номенклатуры дел;
- порядок систематизации и индексации дел.
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:
- порядок проведения экспертизы
- правила подготовки дел к хранению;
- требования к описанию и оформлению дел;
- порядок передачи дел в архив.
Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом.
