Сортировка данных в таблице позволяет изменить порядок следования записей. При этом структура таблицы не меняется. Сортировка используется в тех случаях, когда требуется, например, выдать список сотрудников, упорядоченный по алфавиту, возрасту или окладу. Сортировка касается всех записей таблицы одновременно.
Для сортировки по отдельному столбцу достаточно в режиме таблицы установить в нем курсор мыши и выбрать команду сортировки по возрастанию (от А до Я) или по убыванию (от Я до А) из меню Записи. Эту же команду можно выполнить с использованием кнопок
Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию .
Если мы хотим произвести сортировку по группе рядом стоящих столбцов, то выделяется вся эта группа столбцов и выбирается команда сортировки аналогично вышеописанному. При этом вначале сортируются данные в самом левом столбце, затем в соседнем справа и т.д. Все столбцы сортируются в одном направлении. Понятно, что такая процедура сортировки имеет свои неудобства — сортируются только соседние столбцы и вся сортировка ведется в одном направлении. Если с первым недостатком легко справиться (достаточно переставить столбцы, чтобы они оказались рядом), то сортировка в различном направлении по различным полям возможна только при фильтрации или конструировании запросов.
Фильтрация данных позволяет не только выбрать различный порядок сортировки по различным полям (это побочный эффект фильтрации данных), но, что самое главное, выбрать из всех записей таблицы только те, которые удовлетворяют заданным критериям.
Принципиальное отличие фильтров от запросов состоит в том, что фильтры позволяют построить временные наборы данных и сами являются временными конструкциями, создаваемыми на момент работы с конкретной таблицей. Запросы являются объектами базы данных и хранятся вместе с таблицами и другими объектами. Любой последующий фильтр удаляет предыдущий, тогда как запросы могут создаваться независимо и в большом числе.
Фильтр создается только для одной таблицы, и выбираемые записи включаются в результирующий набор со всеми своими полями; тогда как запрос может быть построен для группы взаимосвязанных таблиц, а в результат запроса могут включаться лишь отдельные поля записей.
