Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия.
- Связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс.
- Связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует два исключения. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если в последнем в свойстве Размер поля (FieldSize) указано значение "Длинное целое". А также поле счетчика можно связать с числовым полем, если и в обеих ячейках свойства Размер поля (FieldSize) задано значение "Код репликации".
- Обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами Microsoft Access. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.
Установив целостность данных, необходимо следовать следующим правилам.
- Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Однако в поле внешнего ключа возможен ввод пустых значений, показывающих, что записи не являются связанными. Например, нельзя сохранить запись, регистрирующую заказ, сделанный несуществующим клиентом, но можно создать запись для заказа, который пока не отнесен ни к одному из клиентов, если ввести пустое значение в поле "КодКлиента".
- Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице. Например, невозможно удалить запись из таблицы "Сотрудники", если в таблице "Заказы" имеются заказы, относящиеся к данному сотруднику.
- Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной. Например, невозможно изменить код сотрудника в таблице "Сотрудники", если в таблице "Заказы" имеются заказы, относящиеся к этому сотруднику.
Каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей - это средства, определяющие режим работы программы Access с данными при изменении или удалении записей в главной таблице, имеющей связи с записями подчиненных таблиц. При включенном режиме каскадного обновления связанных полей все записи в подчиненных таблицах будут обновлены при изменении данных в главной таблице. Например, если вы измените регистрационные номера клиентов в таблице Клиенты, все подчиненные таблицы, которые содержат регистрационные номера клиентов, обновят свои записи, использовав новые номера. Если включен режим каскадного удаления записей, то при удалении записей в главной таблице все связанные записи в подчиненных таблицах удаляются. Это значит, что если вы удалите запись о клиенте из таблицы Клиенты, то Access удалит все записи, относящиеся к данному клиенту в подчиненных таблицах.
Каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей могут быть полезны, потому что они повышают скорость ввода данных и создают уверенность в том, что все связанные записи обновляются одновременно. С другой стороны, в таком режиме может произойти неосознанное вами изменение или удаление данных. И режим каскадного обновления, и режим каскадного удаления не устанавливаются автоматически. Их можно задать при создании связей.
