Документооборот в банке утверждается руководителем банка.
Нормативными документами устанавливаются следующие основные требования к организации рабочего дня и документооборота в банках:
· приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня;
· расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.
Прием расчетно-денежных документов от клиентов в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками или в централизованном порядке, через специальных работников. Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные устройства (ящики).
Расчетные и кассовые операции частных лиц (вкладчиков, пенсионеров, граждан, сдающих различные взносы) производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции.
Операции по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговых обязательств имеет смысл производить в операционное время, а операции внутрибанковские во второй половине дня.
С учетом изложенного, в каждом банке устанавливается график документооборота, в котором указывается конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания, объединений, предприятий, хозяйственных организаций, кредитных и депозитных, а также межбанковских и операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки.
Организация рабочего дня учетно-операционных работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.
Документооборот по расчетам между банками в банках и расчетно-кассовых центрах организуется в соответствии с Положениями "Об организации межбанковских расчетов на территории Российской Федерации" и "Об организации расчетов между банками разных республик".
Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов.
Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.
Документы хранятся в бумажной и электронной форме.
В обязанности банковских учреждений входит соблюдение соответствующих мер, связанных с хранением всех финансовых документов. Ответственными лицами за хранение подобных документов являются руководители банков и главные бухгалтера.
Документация может храниться в электронном виде и бумажной форме. Банки обязаны обеспечить сохранность не только документов, отражающих их финансовую деятельность, но и платежных документов клиентов. Каждый банк имеет полный перечень сроков, в течение которых должны храниться те или иные документы. Финансовые документы в бумажной форме сохраняются в специально выделенном для этой цели помещении. Доступ к документам крайне ограничен.
Получить интересующую информацию может сотрудник банка в присутствии заведующего архивом и только после предъявления специального требования, которое подписано главным бухгалтером банка или его замом. Мемориальная документация подшивается ежедневно в порядке возрастания номеров документов и помещается в специальную папку. Подборку осуществляет сотрудник, отвечающий за правильное формирование финансовой документации. В другие папки размещают кассовые финансовые документы, документы отражающие информацию по вкладам клиентов. Имеются папки, в которых содержится информация об операциях с драгоценными металлами. Размещение различного рода информации в различные папки вызвано тем, что эти папки отличаются различными сроками хранения. Банковские документы могут храниться и в электронном виде. Они также хранятся в соответствии с установленными законодательством сроками. В результате финансовой деятельности банка образуется огромное количество различной документации. Некоторые банки хранят документацию с помощью микрофильмовой технологии. Для уничтожения документов, срок хранения которых истек, руководитель банковского учреждения создает специальную комиссию. После тщательного просмотра каждого документа заполняется специальный акт, подтверждающий уничтожение документов, срок хранения которых истек.
Основными документами, регламентирующими сроки хранения документов кредитной организации, являются:
· Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 года);
· Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс);
· а также основные нормативные документы, регламентирующие деятельность кредитных организаций по основным вопросам деятельности.
Номенклатура дел (перечень документов) кредитной организации, подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур (приложение к письму Банка России от 05.08.1998 № 169-Т)
