Определение и признаки организации. Внутренняя среда и внешняя среда

Организация - пространственно-временная структура производственных факторов и их взаимодействие с целью получения максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах факторов производства.

Внутренняя среда организации

Рассмотрим понятие «внутренняя среда организации», иными словами — выясним, какие элементы и признаки характерны для всех организаций, компаний, предприятий.

Внутренняя среда организации — это совокупность ее внутренних переменных.

Внутренние переменные Термин «переменные» здесь употребляется по аналогии с математикой как существительное (напр., переменные X и Y) для того, чтобы указать на изменчивость этих факторов. — это факторы внутреннего строения организации, основная часть которых является результатом управленческих решений менеджмента. К важнейшим переменным внутренней среды любой организации относятся:

цели организации;

организационная структура управления (ОСУ);

ресурсы;

персонал;

организационная культура.

Рассмотрим подробнее понятие «организационная структура управления».

Организационная структура (организационная структура управления) — это совокупность всех подразделений компании и всех взаимосвязей между ними в соответствии с иерархиейИерархия (греч. hierarchia от hieros — священный и arche — власть)  —  расположение частей или элементов целого в порядке от высшего к низшему. (рис. 32.1).

Решение о выборе типа и особенностей организационной структуры принимается высшим руководством компании, а ее проектирование базируется на стратегических планах. Однако структура организации может динамически изменяться в зависимости от требований стратегических целей компании, а также тактики, избранной для достижения этих целей.

Процесс построения ОСУ называется организационным проектированием, он состоит из следующих этапов:

1) департаментализация — деление организации по горизонтали на блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности (бизнес-функциям);

2) установление соотношения полномочий сотрудников и руководителей;

3) дальнейшее выделение более мелких подразделений;

4) определение должностных обязанностей каждого сотрудника.

Одним из важнейших параметров ОСУ является сфера контроля (иначе охват контролем или масштаб управления).

Сфера контроля — это число лиц, подчиненных одному руководителю на каждом уровне управления.

Другой важнейший параметр — количество уровней иерархии (уровней управления) в ОСУ предприятия. Различные сочетания этих двух параметров дают различные типы ОСУ.

На рис. 32.2 показаны:

а) многоуровневая ОСУ с узкими сферами контроля на каждом уровне;

б) «плоская» ОСУ (имеющая малое число уровней) с широкими сферами контроля на каждом уровне.

Какими достоинствами и недостатками обладает каждая из двух представленных на рис. 32.2 организационных структур?

Рассмотрим многоуровневую ОСУ (см. рис. 32.2, «а»). Наличие здесь узкой сферы контроля (малого масштаба управления) облегчает работу руководителя на каждом уровне иерархии, однако при этом каждый руководитель должен являться разностороннее подготовленным специалистом, т.к. ему приходится отвечать сразу за несколько направлений деятельности. Предположим, что органиграмма (рис. 32.2, «а») описывает структуру производственного предприятия, возглавляемого генеральным директором (верхний уровень). Тогда двум его заместителям — директорам по направлениям деятельности — приходится отвечать за такие направления, как маркетинг, исследования и разработки, закупки сырья, производство и сбыт продукции.

Кроме того, существенным недостатком многоуровневой ОСУ является большое время прохождения информации от высшего уровня к низшему и обратно. При этом существует вероятность искажения и потери информации.

Рассмотрим «плоскую» ОСУ (см. рис. 32.2, «б»). Очевидно, что проблемы и достоинства ОСУ в этом случае меняются местами. Широкая сфера контроля усложняет работу руководителя, при этом большое количество менеджеров на каждом уровне позволяет сделать работу более специализированной. Малое количество уровней уменьшает время прохождения и процент потерь информации. Однако управление такими организациями требует привлечения иных принципов, отличающихся от принципов управления многоуровневыми структурами.

Одним из важнейших элементов внутренней среды организации является ее организационная культура — система общепринятых в организации ценностей, традиций, стандартов поведения и форм отношений, которые отличают данную организацию от других.

К основным составляющим организационной культуры относят:

сложившийся в организации стиль управления;

традиции организации;

интерес сотрудников к работе;

условия труда;

отношения в коллективе;

коммуникации между сотрудниками и подразделениями и т.п.

 

Внешняя среда организации — это совокупность факторов ее внешнего окружения.

Факторами (или, иначе говоря, переменными) внешнего окружения организации называются различные объекты и явления, так или иначе влияющие на деятельность организации. Результативность и эффективность работы любой организации существенно зависит от факторов ее внешнего окружения.

Внешнюю среду условно делят на внешнюю среду прямого воздействия (микросреду или среду делового окружения) и внешнюю среду косвенного воздействия (макросреду) (рис. 26.1).

Внешняя среда прямого воздействия — это совокупность таких факторов, которые прямо и непосредственно влияют на деятельность организации (рис. 26.2).

Примеры влияния государственных и муниципальных органов на деятельность коммерческих организаций

Федеральная налоговая служба. Контроль и надзор за соблюдением законодательства РФ о налогах и сборах; регистрация учреждения, реорганизации и ликвидации юридических лиц и т.п.

Государственная инспекция труда. Г осударственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

МЧС России. Н адзор за выполнением организациями и гражданами установленных требований по гражданской обороне и пожарной безопасности.

Пенсионный фонд РФ. Обеспечивает целевой сбор и аккумуляцию страховых взносов, контроль с участием налоговых органов за своевременным и полным поступлением страховых взносов.

Фонд обязательного медицинского страхования. Обязательное медицинское страхование работников с целью обеспечения конституционных прав граждан на получение бесплатной медицинской помощи, регистрация организаций в качестве страхователей.

Внешняя среда косвенного воздействия — это совокупность факторов, которые не оказывают прямого и немедленного воздействия на организацию, но могут сказаться на ее деятельности косвенно (через изменение факторов среды делового окружения) или с течением времени (рис. 26.3).

Итак, под факторами внешней среды организации понимаются элементы ее внешнего окружения: потребителей, конкурентов, поставщиков, государственных органов и т.п. При этом ситуационные переменные, формируемые и изменяемые факторами внешней среды можно назвать условиями функционирования организации во внешней среде.

К условиям (иначе говоря, ситуационным переменным) функционирования организации относятся, например, рынки сбыта, научно-технический прогресс, рынок труда, потребительские предпочтения и т.п. Изменение этих и других условий оказывает влияние на организацию, обуславливая ее операционную деятельность, конкурентоспособность и стратегическое развитие.

Процесс формирования и изменения каждой ситуационной переменной внешней среды, как правило, зависит от действия не одного, а нескольких факторов. Так, например, формирование и изменение ситуационной переменной «рынок сбыта», обусловлено действием таких факторов, как потребители (их территориальным размещением, потребностями, покупательной способностью и т.п.); законы, государственные органы и органы местного самоуправления (определяющими условия торговли теми или иными видами товара на той или иной территории); конкуренты и др.

Формирование переменной «развитие науки и техники в сфере деятельности организации» зависит от таких факторов, как научно-исследовательские организации; состояние мировой экономики; законы государства, регулирующие и стимулирующие научные исследования и опытно-конструкторские разработки; инновационная и опытно-конструкторская деятельность организаций-конкурентов и т.п.

Исходя из такого представления, влияние внешней среды на деятельность организации можно представить в виде матрицы (таблицы), в которой указываются факторы (V) и условия (X) внешней среды. Так, например, на рис. 26.4Этот иллюстративный пример не отражает в точности реальное влияние факторов внешней среды на условия, в которых работают современные организации. Действительное распределение влияния, а также совокупность факторов и условий зависят от особенностей конкретной организации, отрасли в которой она работает, рынка и т.п.  показано, как формируются ситуационные переменные (x1, x2и т.д.) под воздействием некоторых факторов (v1, v2 и т.д.) внешней среды, влияние которых на функционирование и развитие любой организации традиционно является наиболее заметным.

Внешняя среда включает в себя сферы:

1)экономическая
-налоговая политика
-таможенная политика
-ставки по кредитам
-уровень инфляции
-уровень ВВП,ВРП
-дефицит(профицит) бюджета

2)социально-демографическая
-уровень жизни населения
-поло-возрастная структура
-уровень смертности-рождения
-динамика миграции

3)политическая
-число партий
-уровень независимости СМИ

-динамика торгового товарооборота

Матрица показывает, что разные факторы внешней среды оказывают разное влияние на формирование и изменение условий существования организации (чем темнее ячейка, тем сильнее влияние этого фактора на данное условие). Так, например, основное влияние на характеристики рынков сбытаРынок сбыта (в широком смысле) — экономическое пространство для предложения товаров и услуг, являющееся конечной целью хозяйственной деятельности предприятия. оказывают: компании-конкуренты, потребители, законы государства и состояние мировой экономики. Кроме того, заметно влияние поставщиков и учредителей компании. Потребительские предпочтения, как и следует ожидать, зависят от мнений, образования и особенностей самих потребителей (покупателей), а также от деятельности компаний-конкурентов, состояния мировой экономики и т.п.

В современном менеджменте оказывается недостаточным лишь уяснение того, какие факторы извне влияют на деятельность организации. Критически важным становится понимание характеристик внешней среды организации. Основными характеристиками внешней среды являются:

Сложность внешней среды — число факторов, на которые организация должна реагировать для обеспечения собственной эффективности. Для различных организаций различна и сложность внешней среды.

Взаимосвязанность факторов внешней среды — это степень влияния изменения одного фактора на все остальные. Изменение некоторых факторов приводит к значительным изменениям других (законы, потребители и т.п.).

Уровень вариативности — это степень изменчивости каждого фактора. Некоторые факторы являются более стабильными (социокультурные факторы, трудовые ресурсы общества и т.п.), другие — существенно изменчивыми (научно-технический прогресс, законы, желания потребителей и т.п.).

Подвижность внешней среды — это скорость, с которой происходят изменения вокруг организации. Подвижность может быть различна для разных подразделений организации.

Неопределенность внешней среды — это соотношение между количеством информации о внешней среде, которой располагает менеджмент, и уверенностью в достоверности и точности этой информации. Чем выше неопределенность, тем сложнее принимать решения.

Менеджмент любой хозяйственной организации должен понимать, что недостаточно полный учет влияния факторов может привести к неточности оценки текущей ситуации, а это может повлечь за собой ошибки при разработке планов развития компании.

Уровни управления организацией и взаимосвязь между ними.

 

Разделение труда позволяет сотрудникам предприятия выполнять свои функции намного квалифицированнее прилагая меньше собственных усилий, способствует уменьшению расходов организации. Разделение труда может быть горизонтальным и вертикальным. Горизонтальное разделение труда предусматривает создание в организации подразделений, специализирующихся на различных видах деятельности. Вертикальное - отделяет непосредственное выполнение работы от работы по координации деятельности исполнителей; отражается в иерархии уровней менеджмента. Результатом вертикального разделения труда является образование различных уровней управления.

Уровни управления организацией

Чаще всего выделяют три уровня управления:

Технический уровень (нижний уровень управления) - менеджеры непосредственно контактируют с работниками-исполнителями, решают конкретные вопросы;

Управленческий уровень (средний) - менеджеры, несут ответственность за ход производственных процессов в подразделениях, состоящих из нескольких структурных единиц; менеджеры штабных и функциональных служб аппарата управления, руководители вспомогательных и обслуживающих производств, целевых программ и проектов;

Институциональный уровень (высший) - администрация предприятия, осуществляющая общее стратегическое руководство; решает вопросы стратегического менеджмента - управление финансами, выбора рынков сбыта, развитием предприятия, на этом уровне занято всего 3-7% от общего управленческого персонала.

Высший уровень управления разрабатывает долгосрочные планы, формулирует задачи для среднего уровня. Значительное место в институциональном уровне управления занимает адаптация фирмы к изменениям рыночной среды, управление отношениями между предприятием и внешней средой. Высшее руководящее звено может быть представлено президентом, генеральным директором, другими членами правления.

Руководители среднего звена координируют и контролируют работу младших управленцев. Они определяют проблемы производственного, организационного, финансового характера, разрабатывают творческие предложения, готовят информацию для управленческих решений, принимаемых менеджерами высшего звена. Это - руководители отдельных подразделений, служб, отделов предприятия.

Нижний уровень управления соответственно подчинен среднему. К управленцам нижнего уровня относятся производственные мастера, бригадиры, руководители групп. Это узкоспециализированные профессиональные менеджеры, которые выполняют четко регламентированные обязанности по производству, сбыту, маркетингу, управлению материальным снабжением и т.д.. Они ответственны за рациональное использование выделенных им материальных ресурсов, рабочих, оборудования. Такое построение организационной структуры обеспечивает четкость управления, использует преимущества узкой, углубленной специализации менеджеров. Однако одновременно оно затрудняет определение вклада каждого менеджера в общий результат предпринимательства, его ответственности за принимаемые решения.