В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности ,решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением .
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Основные принципы электронного документооборота:
· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
правовые документы:
•ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
•Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред. от 06.04.2011);
•Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
•Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных»
Реализация взаимодействия информационных систем государственных организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)».
Взаимодействие реализуется в рамках:
- системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО),
- единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.
Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО)- федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота.
Участниками межведомственного электронного документооборота (участниками МЭДО) являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы и государственные организации.
Утвержденное Правительством Российской Федерации постановление №1494, определяющее правила обмена документами в электронном виде, позволяет повысить оперативность внутриведомственного и межведомственного взаимодействия.
Правила устанавливают основные принципы и порядок обмена документами в электронном виде, подписанными электронной подписью, при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, государственных внебюджетных фондов с использованием имеющихся у них информационных систем электронного документооборота. В правилах определяется формат электронного документа, а также систематизируются процедуры обмена документами в электронном виде
