Понятия «документ», «документация» в своем развитии претерпели существенные изменения. Изначально латинское doceo означало «учу», «извещаю». Позднее производная формаdocumentum , означающая «доказательство», «свидетельство», надолго утвердилась во многих сферах научной и практической деятельности.
Врусском языке понятие «документ» появилось в XVIII в. Петр I перевел его как «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовое значение документа.
ВXIX в. Выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления.
Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. Однако в нормативных актах дореволюционной России термин «документ» почти не употреблялся. В практике учреждений это понятие отождествлялось с понятиями «деловая бумага», «акт», «дело». Эта тенденция «деловой бумаги» сохраняется до 20х гг. XX в. Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом». В Постановлении ЦИК и СНК от 7 июля 1932 года говорится о правилах хранения «служебных документов». В «Толковом словаре русского языка» 1934 года документом называется «письменное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя».
Из вышеприведенных определений можно выделить две составляющие документа:
1.Информационную
2.Правовую
Информационный документ – документ, зафиксировавший информацию, передаваемую во времени и на расстоянии.
Правовой документ – документ, служащий доказательством достоверности информации и предоставляющий одну из форм выражения права.
В начале 70-хгодов в архивоведении вводится понятие «документная информация», которое наиболее точно отражает все виды документной информации, в том числе и архивной: «под документной информацией следует понимать социальную (то есть на уровне человеческого мышления создаваемую) информацию, или переработанные на этом уровне (могущие быть переработанными) виды и формы биологической информации, информации неживой и искусственной природы – зафиксированные на материальных носителях с целью переработки и хранения».
Таким образом, в ходе анализа определения «документ», можно выделить три основных подхода
кданному термину:
1.материальный объект
2.носитель информации
3.документированная информация.
Основу понятия «документ» составляют три основных компонента:
1.информация
2.материальный носитель информации
3.фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты.
