Под документом на машинном носителе понимается документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях (это относится прежде всего к базам данных, создаваемым в ходе работ по ведению государственного земельного кадастра, банка данных налогоплательщиков, систем бухгалтерского учета, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», а так же базам и банкам данных, создаваемым для обработки экономической, демографической, медицинской статистики, данных социологических опросов и др.). Основными направлениями деятельности электронных архивов являются: разработка принципов хранения информации; защита информации; активизация вторичного использования информации; стандартизация критериев описания данных; оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов; регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных; реализация информационных услуг и исследовательских проектов. Обобщив состав хранящихся в электронном архиве документов, можно распределить их на несколько групп: 1) базы данных, касающиеся экономики, переписи населения, состояния здоровья, голосования на выборах; 2) текстовые файлы, в которых хранится, как правило, текст законодательных и нормативных актов, стенограмм заседаний высших органов власти и управления, наиболее популярных у исследователей справочных, энциклопедических изданий, газет; 3) оцифрованные копии (графические файлы) особо ценных источников (летописей, хроник и других раритетов).
