Основные понятия электронного документооборота
Документооборот -движение документов в организации с момента их создания или получения дозавершения исполнения или отправления комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использованиедокументации, справочная работа.
Электронный документооборот единый механизм по работе с документами, представленными вэлектронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нёминформации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработкиинформации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе ввиде файла соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защитыинформации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинностиэлектронных документов.
Основные принципы электронного документооборота
-
Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любойинсталляции данной системы.
-
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов иповышения оперативности их исполнения
-
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнениедокумента (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
-
Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключитьвозможность дублирования документов.
-
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладаяминимальной информацией о нём.
-
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролироватьдвижение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясьна данных из отчётов.
|
|
