Поиск документов в государственных и муниципальных архивах, его интенсивность и результативность во многом зависят от знания взаимосвязи учетных и информационных справочников и умения ими пользоваться.
Наиболее важными для исследователей справочниками являются: архивные путеводители и архивные описи, в качестве дополнительных при тематическом поиске следует использовать систему архивных каталогов (систематический, именной и др.), а также обзоры фондов.
В российской практике архивной работы приняты несколько видов архивных путеводителей, которые с разной степенью подробности, информируют о составе и содержании фондов. Это:
- краткий справочник по фондам архива неаннотированный; (содержит следующие сведения – название фонда, номер фонда, объем фонда (количество единиц хранения); крайние даты документов).
- Краткий справочник по фондам архива аннотированный (содержит сведения о названии фонда, номере фонда, объеме фонда, краткие сведения о фондообразователе; краткая аннотация состава и содержания документов фонда).
- Путеводитель по фондам архива (содержит сведения о номере фонда, названии фонда, все переименования фонда, объем фонда, крайние даты документов, сведения по истории фондообразователя, внутренняя структура фонда, аннотация состава и содержания документов).
При работе с путеводителем важно помнить, что объектом описания является фонд и в него включены сведения только об открытых для исследования комплексах документов; на однотипные фонды может составляться групповая (общая) аннотация. Для комплектующихся архивов важно привлекать дополнительную информацию (из кратких неаннатированных или аннотированных справочников, специализированной литературы, на сайте конкретного архива о новых поступлениях.
Наиболее важным поисковым инструментом в архиве является опись – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. В описи указывается каждое дело фонда. Таким образом, объектом описаний является дело (единица хранения). Описательная статья описи содержит следующие сведения о каждом деле: порядковый номер дела, делопроизводственный номер, заголовок дела (раскрывает обобщенно состав документов дела и их содержание), крайние даты документов, количество листов в деле, в отдельных случаях могут быть аннотации документов.
Основными этапами поиска документной информации в архиве являются:
установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую исследователя информацию.
Важно помнить, что последнее название фондообразователя (учреждения, организации) будет являться названием фонда в архиве.
Фондам личного происхождения названия присваиваются по фамилии, имени отчеству фондообразователя (семьи, рода).
В названии архивной коллекции обязательно присутствуют ведущие признаки ее создания (авторский, тематический, хронологический, номинальный и т.д.).
2) Поиск на межархивном уровне, на котором следует установить название архива (архивов), музеев и библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные документы по теме исследования.
3) Поиск на уровне архива, когда в нем устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы.
4) Поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранения. Поиск усложняется, если к данному фонду составлено несколько описей. Следует установить какая именно опись необходима, ее номер и название.
5) Поиск на уровне дела, документа, т.е. первичной документной информации.
Формы использования архивных документов разнообразны, мы остановимся только на одной из них – предоставлении архивных документов пользователям в читальном зале архива.
В соответствии с ныне действующими правилами работы государственных и муниципальных архивов# порядок использования запросов пользователей (вне зависимой от их гражданства!) следующий:
- запрос рассматривается и исполняется архивом при наличии в нем фамилии, имени (отчества), почтового или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации;
- запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течении 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив, с уведомлением об этом пользователя или (чаще всего!) пользователю дается соответствующая рекомендация;
- при поступлении в архив Интернет-обращения (запроса) пользователи с указанием адреса электронной почты и (или почтового адреса) ему направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется с установленном порядке.
Данная услуга еще только формируется в российских архивах. О возможности ее практического использования следует уточнять на сайте конкретного архива. Услуга может быть платной.
- порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архива, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах архивов Российской Федерации#.
- по заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива, изготавливаются копии архивных (ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях). Услуга платная.
Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или могут быть высланы по указанным адресам.
При клонировании научной работы, сопряженной с исследованием архивных документов исследователям важно знать общие требования российских архивов к выдаче архивных документов, их срокам.
Остановимся на некоторых наиболее существенных требованиях#:
- Подлинники архивных документов на которые создан фонд пользования (копии) не выдаются в читальный зал;
- выдача подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов#, а также документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется только в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.
Выдача документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов.
Срок выдачи архивных документов в читальный зал пользователям в течении которого они могут работать с ними составляет до одного месяца.
Описи дел, документов выдаются на срок не превышающий пяти дней.
