Архивная эвристика — направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации в целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов. Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации какдля учреждений, предприятий и организаций, так и для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме. Для выполнения этой задачи архивной эвристики необходимы: 1)
наличие научных принципов организации Архивного фонда рФ и формирования хранящихся в архивах документов; 2)
организация современного Архивного фонда РФ как целостной системы государственных и ведомственных хранилищ определенного профиля архивов учреждений; 3)
существование системы учетного и научно-справочного аппарата государственных архивов.
Каждому, кто работает в архиве, необходимо знание методики поиска информации по архивным справочникам. Основными этапами поиска документов являются: 1)
установление фондообразователей, в деятельности которых •могли возникнуть материалы, содержащие интересующую исследователей информацию; 2)
поиск на межархивном уровне, на котором следует установить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования; 3)
поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы; 4)
поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранения.
Если к данному фонду составлено несколько описей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи; 5)
поиск на уровне дела, документа, документной информации.
Поиск первичной документной информации начинается с определения архивного шифра — совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах архива. При поиске документа в делопроизводстве роль архивного шифра играет регистрационный номер документа, а если документ исполнен и подшит в дело — индекс дела по номенклатуре. В архиве учреждения шифр несколько удлиняется — он состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по годовому разделу сводной описи дел постоянного или долговременного хранения, Дел по личному составу, номера листа. В государственном (муниципальном) архиве архивный шифр складывается из названия архива, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера листа. Архивный шифр обязательно должен быть проставлен в требовании на выдачу дел, заполняемом исследователем в читальном зале. Кроме того, шифр может включать в себя дополнительные элементы информации — часть или том описи, номер коробки или картона и др. Сотрудник архивохранилища, в которое поступило требование, по шифру может найти любое дело с помощью топографического указателя. Таким образом, самое главное в Поиске — точно установить архивный шифр.
Поиск документов в делопроизводстве, ведомственном и государственном архивах имеет свою специфику.
