изучение интенсивности использования; изучение эффективности использования.
Данные анализа интенсивности и эффективности использования документов лежат в основе всестороннего маркетинга деятельности архива по оказанию информационных услуг.
Интенсивность использования документов. Удовлетворение потребностей общества в документной информации — основная социальная функция архивов. Анализ закономерностей использования документов лежит в основе планирования всех направлений деятельности архива. Однако особенно важно знать наиболее интенсивно используемые фонды, темы, периоды и виды источников для организации работы по созданию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата в архиве. Интенсивность использования документов измеряется в абсолютных величинах, которыми являются:
количество обращений пользователей в архив за год; количество обращений по целям использования; категории потребителей информации (статус организации, отрасль, местоположение, образование, профессия, возраст, должность лица);
число обращений
к хронологическим группам документов (разных исторических периодов);
по разным темам исследования;
к разным видам исторических источников; к каждому фонду за год; к фондам разных категорий за год; по формам использования;
по формам реализации информации (выписки, копирование, публикации и т.д.).
Все эти абсолютные величины имеют смысл, если возможно построить динамические ряды за несколько лет и даже десятилетий.
Общее количество обращений пользователей в архив за год свидетельствует о способности архива удовлетворять информационные потребности общества и уровне организации использования документов.
Данные о потребителях информации необходимы для того, чтобы определить категории потребителей информации. Потребителями могут быть как физические, так и юридические лица. Юридические лица (учреждения, организации, предприятия), которые уполномочили своих сотрудников работать в архиве, называются в запросах и обращениях организации в архив. Для физических лиц выявляются профессия, образование, должность, реже, возраст, место жительства. Как показали исследования последних лет, значительная доля исследователей имеет достаточно высокий профессиональный уровень, специальное военное или воен- но-историческое образование. Вместе с тем велик процент и непрофессиональных исследователей (представители предприятий и лица, занимающиеся по частным заявлениям) — 17-28% общего числа исследователей. Из этого следует, что архиву необходимо продумать работу с этой категорией потребителей — издавать дополнительные тематические и фондовые справочники, схемы НСА, проводить консультации.
Следует также обратить особое внимание на новые категории потребителей информации: политические партии, церковь и религиозные организации, фирмы и другие негосударственные структуры. Важно также следить за иностранными учебными, научными и общественными организациями, по заданиям которых ведется работа исследователей в архивах. Учет их запросов важен для установления международных контактов и участия в международных исследовательских проектах.
Анализ числа обращений по темам использования, по хронологии используемых документов; числа обращений к отдельным фондам и категориям фондов, а также числа обращений по видам источников позволяет судить о потребности общества в ретроспективной документной информации.
Информационная потребность — это объективная необходимость получения сведений, способных ответить на вопросы, возникающие в деятельности людей или учреждений.
Эффективность использования документов. Под эффективностью использования понимают результативность применения потребителем полученной им информации. Эффективность может измеряться в числовых величинах, например в рублях (сумма экономического эффекта, полученного от обращения к архивным документам). Однако, как правило, эффективность использования измеряется в неколичественных показателях. О ней можно судить по качеству публикаций документов, по научному резонансу, вызванному исследованиями, подготовленными на основе изучения архивных источников.
Эффективность использования измеряется как в количественных, так и в качественных показателях.
Количественными показателями являются:
отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения (по годам, пяти- и десятилетним периодам, за весь период работы архива). Под использованными делами в данном случае подразумеваются как дела, заказанные исследователями, так и дела, затребованные архивистами, например для исполнения запросов, подготовки выставок, теле- и радиопередач и др.;
отношения количества использованных дел к количеству результативно использованных дел (по годам или другим периодам). Под результативно использованными делами подразумеваются дела, из которых сделаны выписки, копии документов или подготовлены публикации документов, дела, на которые имеются ссылки в научных исследованиях;
отношение количества учреждений, к которым архив обратился с информационными письмами, к количеству учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов. Этот показатель отражает эффективность работы архива по инициативному информированию потенциальных потребителей.
К неколичественным показателям относятся оценка качества публикаций документов архива, а также отклик научного сообщества на монографии, статьи и другие исследования, подготовленные на основе документов архива. Об этих показателях можно судить по рецензиям, дискуссионным статьям и другим источникам.
Не менее важным показателем является результативность использования — отношение общего числа заказанных дел к числу дел, из которых исследователями сделаны выписки, копии, публикации и т.д.
Вместе с тем об эффективности использования можно судить и по абсолютным величинам — количеству публикаций, подготовленных по документам архива; по фондам; количеству ссылок в научных работах на документы архива; количеству копий, снятых с документов архива. Эти данные даются по годам, по фондам и т.д.
