Обзор архивных документов — тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов. Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения (фондовой принадлежностью) или единством содержания (тематикой). В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзоры архивных фондов (объединенных фондов, коллекций) и тематические обзоры документов. Обзор архивного фонда — вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом. Тематический обзор документов — вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов. Названным видам обзоров присуще много общего (в структуре, методике описания, составе справочного аппарата). Оба они имеют две основные части: 1) характеристика документов (собственно обзор), включающая сведения о составе и содержании документов (аннотации), их источниковедческий анализ и поисковые данные; 2) справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращений, указателя(ей).
В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы НСА(научно-справочный аппарат) — указатели, тематические картотеки и перечни документов и дел, аннотированные реестры описей. Указатель — архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов. Основными видами указателей являются: тематические, предметные (общие и специальные), именные, географические (разновидности предметных), хронологические. Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые. По форме указатели могут быть листовыми или карточными. Указатели могут составляться к делам (без просмотра дел) или документам (с просмотром дел). Указатели к делам одного фонда или к нескольким описям одного фонда составляются в том случае, если фонд многопрофильный, имеет сложную структуру и большое количество описей. Тематические картотеки могут создаваться самостоятельно, но, как правило, формируются на основе делопроизводственных картотек, поступивших из учреждения-фондообразователя вместе с документами. В таком случае на них проставляется новый архивный шифр — по законченной описи дел. Наиболее распространенные виды картотек — картотеки документов по личному со ставу учреждения, картотеки приказов, картотеки по истории учреждений и др. Тематические перечни документов и дел создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие большой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по порядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с темой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел. Аннотированные реестры (списки) описей составляются к фондам, к которым составлено много описей. В аннотированных реестрах приводятся крайние даты каждой описи, дается характеристика состава и краткого содержания документов каждой описи.
