Этот процесс представляет собой не что иное как фиксирование вторичной документной информации на каталожной карточке. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов. Отдельные группы элементов каталожной карточки несут в себе следующие сведения: классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место со бытия); информационные (содержание документов); поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы); внешние (язык документа и способ воспроизведения); контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки). При описании классификационных сведений следует учесть, что такие элементы, как «Рубрика», «Подрубрика» и «Индекс» целесообразно заполнять именно в указанной последовательности и в последнюю очередь после заполнения информационных, поисковых, внешних и контрольных сведений. Элементы «Дата события» и «Место события» содержат дату и место описываемых событий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных сведений необходимо еще раз изучить документную информацию на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое понятие выносится в «Рубрику». Затем определяется детализация этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта информация выносится в «Подрубрику». Именно «Рубрика» и «Подрубрика» служат основой для проведения индексирования карточек. При описании информационных сведений в первую очередь описывается вопрос, содержание документа, затем — вид документа или вид дела, автор, адресат, корреспондент. Формальный признак — указание подлинности — указывается в отдельных случаях. Основным методом описания информационных сведений является вопросное описание, когда на одной карточке дается только один вопрос, независимо от того, где он освещен: в части документа, в одном документе, группе документов, деле или группе дел. Следует учесть, что в ходе заполнения карточек при описании переписки обязательно указывается автор, а затем — корреспондент. При описании поисковых сведений элементы «Название фон да», «№ фонда», «№ описи», «№ дела» заполняются в полном соответствии с данными описи. Но если карточка составлена на группу дел, то указываются все номера этих дел. Элемент «Лист» указывает номер страницы или количество листов документа или документов, информация из которых была вынесена на карточку. Если карточка составлена на дело, то указывается общее количество листов в деле. При описании внешних сведений элемент «Язык документа» заполняется только в том случае, когда документ написан на другом языке, нежели основной массив документов данного архивного фонда. Элемент «Способ воспроизведения» также заполняется в редких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме. При описании контрольных сведений элементы «Должность и подпись составителя» и «Дата составления карточки» заполняются обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно указать «учащийся...»).
