Информационными характеристиками каждого дела являются :
- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства ;
- название структурной части (функции, отрасли);
- индекс дела по номенклатуре ;
- заголовок дела ;
- крайние даты ;
- количество листов ;
- архивный шифр.
Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения. Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название. Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда. Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д. Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов. Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания Дела, которая раскрывает состав и содержание его документов. Аннотация документов — это краткое изложение содержания Документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела. Крайние даты определяются по датам заведения и окончания Дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими Или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации. В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних — даты составления или подписания документов.
Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела. Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи. Из перечисленных информационных характеристик более подробно рассмотрим важнейшие из них — заголовок и аннотацию. Заголовок должен быть кратким, точным и литературнограмотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами. Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные. Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов: вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.); автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов); корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь); предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать); территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь); время (событий или составления документов); формальные признаки (подлинность или копийность). Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности. Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.
