В настоящее время деление архивных фондов на категории проводится разными архивными учреждениями дифференцированно, на основе комплексного подхода к оценке конкретной совокупности хранящихся у них фондов и является внутренним делом архива. Дифференцированный подход к описанию архивных документов в современных условиях сформировался как основной, универсальный метод преобразования первичной документной информации, действующий последовательно и постоянно на всех этапах ее переработки, начиная с проведения экспертизы ценности документов и комплектования фонда, формирования дел и их описания, составления описей; отражение данного фонда в учетных документах архива после его приема на государственное хранение и, наконец, - отражения информации о составе и содержании документов фонда в различных справочных средствах с необходимой степенью детализации описания для каждого справочника. В настоящее время все элементы описания современных справочных средств (справочников, баз данных) можно условно разделить на идентификационные и интеллектуальные. Идентификационные элементы описания архивных справочников - это минимальная совокупность элементов описания, позволяющая идентифицировать единицу описания, вычленить ее из множества подобных, установить полное соответствие между единицей описания (первичной документной информацией) и представляющим ее архивным описанием (вторичной документной информацией). Интеллектуальные элементы описания архивных справочников - это набор элементов описания, раскрывающий историю формирования и хранения единицы описания, ее состав и содержание.
Для идентификации единицы описания на уровне архивного фонда (объединенного архивного фонда, архивного фонда личного происхождения, архивной коллекции) состав элементов описания должен включать: архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда); название фонда; крайние даты документов фонда; объем фонда (количество ед. хр.). Для идентификации единицы описания на уровне дела (единицы хранения) состав элементов описания будет включать: архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда, номер описи, номер дела); заголовок дела; крайние даты документов дела; объем дела (количество листов в деле). Для идентификации единицы описания на уровне документа состав элементов описания должен включать: архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда, номер описи, номер дела, номер (номера) листа (листов)); заголовок документа; дату документа; объем документа (количество листов в документе). Каждое описание, независимо от уровня, должно состоять из упорядоченного набора обязательных элементов. Состав обязательных элементов описания определяется целевым назначением справочного средства, для которого оно составляется. Современная регламентация описания архивной документной информации основана на унификации элементов описания и разработке стандартизированного, строго упорядоченного описания, что обусловлено внедрением в практику работы архивных учреждений компьютерных технологий, необходимостью формирования единого информационного пространства.
