Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются: 1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях; 2) неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников; 3) преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов. Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации. Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти. Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.
Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются: на справочники по учету; справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов: АФ РФ в целом; сети архивов; архиву; фонду; делу или отдельному документу. В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам. 1. АФ РФ. 2. Группа архивов отдельного региона: 3. Архив: путеводитель или краткий справочник; книга поступлений; список фондов; листы фондов; описи; каталоги; тематические обзоры; указатели; паспорт архива. 4. Фонд: лист фонда; опись; обзор фонда; каталоги; указатели; 5. Отдельное дело или отдельный документ: тематические путеводители; каталоги; указатели;обзоры фондовые и тематические; внутренняя опись дела; аннотация; заверительная надпись. В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия: межархивные (на уровне АФ РФ и его части); внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей); внутрифондовые (на уровне фонда или его части)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Основными принципами построения системы СПС являются: 1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях; 2) неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников; 3) преемственность СПС организаций с СПС, государственных и муниципальных архивов. Преемственность СПС архивов организаций, государственных и муниципальных архивов основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей документов дел с необходимым справочным аппаратом к ним. Утвержденные ЭПК архивных учреждений описи (годовые разделы описей) архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов организацией на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью системы СПС государственного или муниципального архива. Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов архива организации могут быть приняты в архив для использования в составе системы СПС в качестве самостоятельных элементов или вливаться в соответствующие разделы каталогов. Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации. Если описание и каталогизация документов проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти. Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в организациях, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи документов дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем архива организации. Сводные описи (годовые разделы) описей документов дел постоянного хранения архива организации обязательно утверждаются ЭПК государственного и муниципального архива и хранятся там как контрольные экземпляры до передачи документов на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с правилами работы государственных, муниципальных архивов и архивов организаций. Структура системы СПС основана на иерархии классов справочников в соответствии со следующими уровнями архивных документов: 1. Архивный фонд Российской Федерации в целом. 2. Сеть государственных и муниципальных архивов. 3. Архив. 4. Фонд. 5. Дело или отдельный документ.
Система СПС должна строиться на основе единства описания документов с учетом следующих требований, предъявляемых к описанию: 1) удовлетворять потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы; 2) ориентироваться в основном на тематический поиск информации; 3) быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ независимо от способа закрепления информации; 4) иметь единую методику составления всех типов и видов справочников; 5) отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников; 6) развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации. Исходя из этих требований, основу системы СПС должно составлять "двойное единство": организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система СПС закрепляет поиск информации в соответствии с организацией документов и их учета по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам); описания документов, которое достигается единством методики составления справочников.
