Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием. Фондирование складывается из следующих видов работ: 1) определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда; 2) определение фондовой принадлежности документов. Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании. Как было сказано ранее, пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах, сложившихся в XVIII —XIX вв., где фонды обрабатывались разными поколениями архивистов, которые руководствовались различными методическими принципами. Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем абот по фондированию, значит образовался значительный массив росыпи — материалов из разных фондов, разрозненных и, как правило, не описанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами: стихийными бедствиями и пожарами; войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующи реституцией; военными действиями вследствие социальных потрясений, перевоотов; реформами государственного аппарата, органов власти и управения.Предварительные этапы работы по фондированию. Перед тем как риступить к выполнению работ по фондированию, необходимо зучить историю фондообразователя, познакомиться с законодаельными актами, ведомственными изданиями, источниками и итературой, отражающими историю фондообразователя, с задаами и функциями, возложенными на него, определить масштаб Деятельности фондообразователя, т. е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные Периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями. Следует также ознакомиться с основными видами документов ондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, анами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя. По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, выяснить: когда поступил фонд на хранение; степень его сохранности; объем фонда; крайние даты документов. В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования. К исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки.
Иногда возникают затруднения по определению крайних дат документов архивного фонда учреждения и архивного фонда личного происхождения. Поясним, что крайними датами документов архивного фонда учреждения являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника. Крайние даты документов архивного фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты. Определение фондовой принадлежности документов. Определить фондовую принадлежность документов — это значит определить соответствие документов тому или иному архивному фонду на основе соответствующих признаков. Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основании непосредственного изучения документов
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование. Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации.
Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:
– структурного(в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
– хронологического(по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
– функционального, отраслевого, тематического, предметно- вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
– номинального(по делопроизводственной форме — родам единиц хранения, видам и разновидностям документов);
– корреспондентского(по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
– географического(в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
– авторского(по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурном и структурно-хронологическом.
Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведения в зависимости от их объема и удобства пользования.
Документы семейных и родовых фондов систематизируются вначале по отдельным фондообразователям, документы каждого фондообразователя — по разделам примерной схемы систематизации. В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.
Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов. Для фондов однотипных организаций используется одинаковая схема систематизации.
Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов.
При распределении единиц хранения в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:
– единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;
– единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;
– единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;
– в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации;
– единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по датам увольнения и алфавиту фамилий.
Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.
Машиночитаемые (электронные) документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов — по форматам представления информации, и далее — по характеру зафиксированной информации.
В архивах установлено единство между классификацией документов по архивным фондам, классификацией документов в пределах фондов и размещением материалов в хранилищах.Классификация архивных фондов в архивохранилищах закрепляется не только физическим размещением документов, но и научно-справочным аппаратом архива: описями, планами или схемами размещения архивных фондов и топографическими указателями.
Планы или схемы размещения фондов в хранилищах рекомендуется составлять для определения рационального размещения этих фондов. План или схема размещения фондов должны предусматривать место и для последующих поступлений материалов в соответствии с планами комплектования архивов. Если схемы размещения намечают общий план распределения групп архивных фондов по хранилищам, то топографические указатели показывают место нахождения фондов и групп материалов в пределах каждого фонда. Как было сказано выше, наиболее удобной формой размещения фондов в хранилище является их объединение по логическим группам: отраслевым, территориальным и др. Но такое объединение фондов не соответствует порядку их номеров, потому что нумерация фондов при поступлении в архив производится без учета их принадлежности к определенным отраслевым и другим группам учреждений. Это делает необходимым составление указателей, позволяющих переходить от номера фонда к указанию места его хранения. Такой вид указателя называется пофондовым топографическим указателем. Он дает возможность определить место хранения фонда, числящегося за любым номером. Пофондовый топографический указатель составляется в виде карточек, чтобы можно было легко заменять карточки (или отдельные листы) при любых перемещениях фондов. На каждую карточку заносится один архивный фонд, а карточки располагаются в порядке номеров.
Кроме пофондовых указателей в хранилище необходимы указатели другого типа, показывающие, какие именно материалы находятся в данном месте хранилища, т. е. указатели, идущие от места хранения к архивному фонду. Такие указатели называются постелллажными.
