До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по следующим признакам:: 1. Принадлежность документов к историческим эпохам- феодализма- капитализма- социализма.
Этот признак организации документов по архивам обусловлен не только господствовавшим в советской исторической науке формационным подходом, но и тем , что эпохам «феодализма», «капитализма» и «социализма» свойственна особая структура государственного аппарата, что отражается на составе архивных фондов.
Документы эпохи социализма хранятся в государственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма.
2. Принадлежность документов к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение.
К комплексам документов общесоюзного значения относились: фонды высших органов власти и управления, центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота Союза ССР; то же Русского государства, Российской империи, Российской буржуазной республики, а так же документы правительств периода гражданской войны и иностранной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийском масштабе.
К комплексам документов республиканского значения относились: фонды высших органов власти и центральных учреждений советских (союзных, автономных) республик; фонды центральных гражданских и военных учреждений, действовавших на территории, входящей в состав республики, и образованных местными правительствами, фонды местных учреждений эпох феодализма и капитализма, распространивших свою компетенцию на всю или значительную часть территории республики.
К комплексам документов местного значения относились фонды губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, действовавших на территории края, области, округа, района в их современных границах, если документы этих учреждений не отнесены к комплексам союзного или республиканского значения.
3. Принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам).
Административно-территориальное устройство страны лежит в основе организации сети областных, краевых, городских, районных и других архивов. Это значит - каждому городу, району, области, краю, округу, автономной республике - свой архив! Ведь в каждой административно-территориальной единице есть органы власти, управления, суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельности которых образуются
документы по истории этой территории.
4. Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности.
- литература и искусство
- военное дело
- народное хозяйство.
Этот признак был определяющим в построении Государственного архивного фонда в период 1918- 1929 гг., когда все архивные документы разбивались по их содержанию на тематические комплексы.
5. Принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда)
Научной основой классификации документов по архивам являются:
- принцип происхождения - т.е. классификация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);
- логический (тематический) - т.е. по тематическим рубрикам.
Принцип происхождения учитывается и при классификации документов по архивам.
6. Способ и техника закрепления информации.
Этот признак организации предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации - Российского государственного архива фонодокументов, Российского государственного архива кинофотодокументов, Российского государственного научно-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано, во-первых, необходимостью особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.
