12. Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений

Организации различных типов и сфер деятельности можно пред­ставить как бизнес-систему, в которой экономические ресурсы по­средством различных организационно-технических и социальных процессов преобразуются в товары и услуги.

В процессе деятельности любой бизнес-системы на нее влияют факторы внешней среды (конкуренты, заказчики, поставщики, госу­дарственные учреждения, партнеры, собственники, банки, биржи и т. д.) и внутренние факторы, которые в основном являются резуль­татом принятия того или иного управленческого решения.

Процесс принятия управленческих решений рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т. е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управлен­ческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.

Цель и характер деятельности организации определяют ее ин­формационную систему и автоматизацию информационной техно­логии, а также вид обрабатываемого и производимого информаци­онного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение.

Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инст­рументов анализа финансово-хозяйственной деятельности предпри­ятий. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой:

1. Первый круг задач ориентирован на предоставление эконо­мической информации внешним по отношению к фирме пользова­телям — инвесторам, налоговым службам и т. д. В данном случае для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической отчетности, а также других источников информации.

2.     Второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. В этом случае информационная база должна быть шире, но в рамках дос­таточно высокоагрегированных показателей, характеризующих основ­ные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации.

3.           Третий круг задач анализа ориентирован на выработку тактических решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных высокодетализированных показателей, характеризующих различные стороны функциони­рования объекта управления.

4.     Четвертый круг задач связан с задачами оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными
подсистемами экономического объекта. Для решения этих задач используется текущая оперативная информация о состоянии экономического объекта и внешней среды.

Основными функциями управленческого аппарата различных организаций являются анализ ситуаций в компании и внешней среде и принятие решений по стратегическому и краткосрочному планиро­ванию ее деятельности.

Реализация плановых задач принятия решений осуществляется на стратегическом, тактическом и оперативном (операционном) уровнях.

Каждый из этих уровней требует определенной информационной поддержки, которая реализуется на базе информационной технологии. В соответствии с уровнями принятия решений в функционировании информационной технологии можно выделить три контура: долгосроч­ного стратегического планирования, среднесрочного тактического пла­нирования и оперативного регулирования деятельности организации.

1. Стратегический уровень ориентирован на руководителей выс­шего ранга. За счет организации информационной технологии обес­печивается доступ к информации, отражающей текущее состояние дел в фирме, внешней среде, их взаимосвязи и необходимой для принятия стратегических решений. Основными целями стратегиче­ского уровня управления являются:

■    определение системы приоритетов развития организации;

■    оценка перспективных направлений развития организации;

■    выбор и оценка необходимых ресурсов для достижения поставленных целей.

В соответствии с этими направлениями информационная техно­логия обеспечивает высшему руководству оперативный, удобный дос­туп и сортировку информации по ключевым факторам, которые по­зволяют оценивать степень достижения стратегических целей фирмы и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу.

Особенностями информационной технологии контура долго­срочного планирования и анализа прогнозируемого функционирования является построение агрегированных моделей развития организа­ции с учетом деятельности смежных производственно-хозяйственных комплексов.

Модели данного контура функционирования информационной технологии должны учитывать:

■    особенности развития рыночных отношений в стране;

■    возможные перспективные виды продукции (товары и услуги),
относящиеся к профилю деятельности организации или предприятия;

■    потенциальные виды производственных ресурсов, возможные для
использования при создании новых видов продукции (товаров, услуг);

■    перспективные технологические процессы изготовления ноных видов продукции (товаров и услуг).

Учет перечисленных факторов в модели функционирования инфор­мационной технологии базируется преимущественно на использовании внешней для деятельности организации информации. Таким образом ИТ должна располагать развитой коммуникационной средой (включая Internet) для получения, накопления и обработки внешней информации.

Отличительной особенностью функционирования ИТ в контуре долгосрочного стратегического планирования, базирующемся на ис­пользовании агрегированных моделей, следует считать решающую роль самого управленческого персонала в процессе принятия реше­ний. Высокий уровень неопределенности и неполноты информации повышает значение субъективного фактора как основы принятия ре­шений. При этом автоматизированная информационная технология выступает в роли вспомогательного средства, обеспечивающего глав­ную предпосылку для организации деятельности аппарата управления.

Таким образом, информационные технологии поддержки стра­тегического уровня принятия решений помогают высшему звену управления организацией решать неструктурированные задачи, ос­новной из которых является сравнение происходящих во внешней среде изменений с существующим потенциалом фирмы.

Информационные технологии обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимыми для принятия ежедневных оперативных управленческих решений. Назначение инструментальных средств информационной технологии на этом уровне — отвечать на запросы о текущем состоянии фирмы и контролировать информационные потоки организации, что соответствует оперативному управлению.

Задачи, цели и источники информации на оперативном уровне ранее определены и структурированы. Выполняется программная наработка информации по заранее разработанным алгоритмам.

Информационная технология, поддерживающая управление на оперативном уровне, является связующим звеном между организаци­ей и внешней средой. Через оперативный уровень также поставляют­ся данные для остальных уровней управления.

Инструментальные средства на оперативном уровне управления имеют небольшие аналитические возможности.  Они обслуживают   специалистов организации, которые нуждаются в ежедневной, еже­недельной информации о состоянии дел как внутри фирмы, так и во    внешней среде. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в организации и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов.

Основные информационные потребности на оперативном уровне могут быть удовлетворены с помощью типовых функциональных и проблемно-ориентированных   аппаратно-программных   инструмен­тальных средств для текстовой, табличной, графической и статистической обработки данных, электронных коммуникаций и т. д.