Завершение проекта.

Закрытие проекта — это процесс официального заверше¬ния всех операций проекта. При закрытии проекта менеджер проекта рассматривает всю предыдущую информацию, полу¬ченную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей. Так как содержание проекта определяется планом управления проектом, менеджер проекта производит анализ данного документа, чтобы удостове¬риться, что проект фактически завершен, перед тем как фор¬мально констатировать это. Закрытие проекта может быть осуществлено также досрочно, до окончательного выполнения всех операций. В этом случае процесс завершения проекта также включает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий. На фазе завершения действия менеджмента носят, ско¬рее, административный, чем технический или экономиче¬ский характер. Это следующие процедуры, необходимые для административного завершения проекта : — действия и операции, необходимые для удовлетворе¬ния критериев завершения или выхода для фазы или про¬екта; — действия и операции, необходимые для передачи про¬дуктов, услуг или результатов проекта в следующую фазу или в производство и (или) операционную деятельность; — операции, необходимые для сбора документов проекта или фазы, проверки успешности или неудачи проекта, акку¬мулирования полученных знаний и архивирования инфор¬мации по проекту для будущего использования организа¬цией. Главная цель этой фазы — проверить и передать заказ¬чику результат проекта. Для этого необходимо выполнить приемо-сдаточные работы в соответствии с процедурой при¬емки, которая должна быть определена заранее на самой ран¬ней стадии проекта. Проверка результатов проекта может осуществляться на основе эксплуатационных испытаний. Цель проведения эксплуатационных испытаний — полу¬чение точных данных, характеризующих уровень результа¬тов, достигнутых в результате выполнения работ по проекту, в ходе эксплуатационных испытаний выявляются фактиче¬ские эксплуатационные характеристики работы оборудова¬ния, которые подтверждают или опровергают правильность выбранной технологии. эксплуатационные испытания включают: — сравнение эксплуатационных характеристик проекта с запланированными показателями; — выявление расхождений между запланированными и реальными показателями; — определение причин выявленных расхождений; — разработку мероприятий по устранению обнаружен¬ных расхождений; — организацию работ по устранению расхождений. Требования к проведению эксплуатационных испытаний определяются гарантийными соглашениями между постав¬щиками и заказчиком. Гарантийное соглашение обеспечивает защиту прав обеих сторон и включает следующие пункты: — проверка соответствия проекту установленного обору¬дования; — наблюдение за испытаниями, началом работ и вводом в эксплуатацию; — определение соответствия исходного сырья, использу¬емого в процессе испытаний; — определение времени и условий проведения испытаний; — установление в процессе испытаний соответствия смонтированного оборудования его паспортным данным; — устранение несоответствий проекту. По результатам испытаний составляется отчет, включа¬ющий: — наименование, адрес и местонахождение предприятия, в котором проводятся испытания; — название технологического процесса, подтверждаю¬щего испытания; — цель испытания; — сравнение фактических и запланированных результатов; — рекомендации и решения. К отчету прилагаются ежедневные данные о проведении испытаний. Результаты испытаний являются основанием для пере¬дачи ответственности от подрядчика к заказчику в период сдачи-приемки готовых объектов. На фазе завершения результаты проекта должны быть переданы во внедрение или сопровождение или должным образом законсервированы для дальнейшего использова-ния. Не должно оставаться «зависших» работ по проекту. Все линейные руководители всех участников должны быть извещены о завершении работ по проекту, и освобождении сотрудников. Вторая важная задача, которая должна быть решена на данной фазе, это реализация обратной связи по проекту. Цель — сохранить результаты, знания и опыт, полученные в проекте, для более эффективного и качественного выполне¬ния аналогичных проектов в будущем. Необходимо архиви¬ровать все результаты, документировать опыт, уроки по про¬екту и предложения по улучшению технологии выполнения работ управления проектами. Все проекты и в особенности те, которые закрываются досрочно вследствие заведомого недостижения поставлен¬ных целей, должны завершаться итоговым отчетом, который должен содержать следующую информацию: — описание достигнутых в результате реализации про¬екта результатов; — описание дополнительных (незапланированных) полезных результатов, если таковые были получены. Это особенно характерно для инновационных проектов, где полу¬чение таких результатов может стать толчком для развития нового направления исследований, открытия новых рынков; — результаты выполнения плановых целей по качеству проекта и его продукции; — определение и анализ факторов (событий), положи¬тельно повлиявших на ход выполнения проекта; — определение и анализ факторов, отрицательно повли¬явших на проект; — уроки проекта — как можно было бы избежать негатив¬ных отклонений от целей, сроков, качества, бюджета проекта; — предложения по улучшению процесса управления про¬ектом; — организационные и технологические инновации, реа¬лизованные в ходе проекта; — материалы, которые могут быть использованы при реа¬лизации других проектов. Окончательный вариант итогового отчета предоставля¬ется участникам и стейкхолдерам проекта. Завершающие операции направлены на повышение эффективности следующих проектов — как экономической (доходность инвестиций), так и организационной и техноло¬гической. Для этого очень важно учесть опыт выполненного проекта и внести соответствующие изменения в организаци¬онную структуру, организацию финансирования, логистику, планирование проекта, разработать более эффективный стиль управления и т.д.