Отчетность в проекте. Типы отчетов. Общие проблемы отчетности.

Система отчетности по исполнению проекта включает сбор и распространение информации о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта, и обеспечение этой информацией заинтересованных лиц. Эта отчетность включает: • Отчеты о состоянии– описание того, в какой фазе на данный момент находится проект. • Отчеты о продвижении– описание того, чего достигла команда проекта. • Прогнозы– предсказание будущего состояния проекта и его развития. Распространение информации Под распространением информации подразумевается обеспечение своевременного доступа участников проекта к нужной им информации. Распространение информации также включает в себя исполнение плана управления коммуникациями и реагирование на неожиданные запросы информации. Распространение информации включает в себя своевременный сбор информации, обеспечение доступа к ней для совместного использования иее распространение среди участников проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта. Сбор и выборка информации Сбор и выборка информации может производиться различными средствами, включая картотеки, заполняемые вручную, электронные базы данных, программное обеспечение для управления проектами и системы, обеспечивающие доступ к технической документации (например, к чертежам, проектным спецификациям или планам испытаний). Процесс отчетности по исполнению Процесс отчетности по исполнению предусматривает сбор всех данных базового плана исполнения проекта и предоставление участникам проекта информации о выполнении работ. Обычно такая информация относится к текущему использованию ресурсов для достижения целей проекта и должна содержать информацию о содержании, сроках, стоимости и качестве. Во многих проектах требуется также предоставление информации о рисках и поставках. Отчеты могут быть либо полными, либо касаться только отклонений. .1 Информация об исполнении работ (результаты работы как результат выполнения плана проекта) Информация об исполнении работ собирается в процессе выполнения проекта. Результаты работы – т.е. сведения о том, какие работы выполнены полностью, а какие частично, какие денежные средства были израсходованы, а какие сэкономлены и т.п. – являются результатом выполнения плана проекта. Результаты работы должны быть отражены в отчете согласно плану управления информационной связью. Точная, унифицированная информация о результатах работы необходима для составления отчетов по исполнению, которые понадобятся в будущем. .2 Измерения эффективности .3 Прогнозируемое завершение .4 Результаты контроля качества .5 План управления проектом План управления проектом содержит информацию базового плана исполнения проекта. Базовый план исполнения проектапредставляет собой одобренный план работ проекта, с которым сравнивается текущее исполнение проекта, и на основании которого определяются отклонения при анализе управления. Базовый план исполнения обычно включает параметры содержания, расписания и стоимости проекта, но также может включать технические параметры и параметры качества. .6 Одобренные запросы на изменения Одобренные запросы на изменения представляют собой запрошенные изменения на расширение или на сокращение содержания проекта, на изменение оценки стоимости или пересмотр оценок длительности операций, одобренных и подготовленных к исполнению командой проекта. .7 Результаты поставки Результаты поставки представляют собой любой уникальный и проверяемый продукт, результат или способность оказывать услугу, которые необходимо произвести для завершения процесса, фазы или проекта. Этот термин часто используется в более узком значении, для обозначения внешнего результата поставки, требующего утверждения со стороны спонсора или заказчика проекта. 2 Отчетность по исполнению: инструменты и методы .1 Инструменты представления информации При подготовке материалов о выполнении проекта для презентации можно использовать: • пакеты программного обеспечения (например, программы для создания отчетов в виде таблиц, программы для анализа крупноформатных электронных таблиц, программы для создания презентаций) или • графические пакеты. .2 Сбор и сведение воедино информации о выполнении работ Информация для прогнозов и отчетов об эффективности, состоянии и прогрессе проекта может собираться из разных источников (например, из картотек, электронных баз данных, программного обеспечения для управления проектами) и с помощью систем, предоставляющих доступ к технической документации (например, чертежи, проектные спецификации и планы испытаний). .3 Совещания по оценке текущего состояния Рассмотрение выполнения проекта осуществляется на специальных совещаниях. Как правило, такие рассмотрения базируются на отчетах о выполнении, технологии составления которых рассматриваются ниже. Совещания по оценке текущего состояния – это плановые регулярные события, имеющие целью обмен информацией по проекту. В большинстве проектов совещания по оценке текущего состояния проводятся с разной частотой и на разных уровнях. Например: команда управления проектом проводит такие собрания еженедельно в своем кругу и ежемесячно с участием представителей заказчика. .4 Системы регистрации затрат времени Системы регистрации затрат времени записывают и выдают отчеты о времени, затраченном на выполнение проекта. .5 Системы отчетности по стоимости Системы отчетности по стоимости записывают и выдают отчеты о средствах, затраченных на выполнение проекта. 3 Отчетность по исполнению: выходы .1 Отчеты об исполнении В отчетах об исполнении представляется в упорядоченном и суммированном виде собранная информация и анализ по результатам сравнения с базовым планом исполнения. В отчетах должна содержаться информация о состоянии и прогрессе проекта со степенью детализации, требуемой для данного участника проекта, согласно плану управления коммуникациями. Освоенный объем (индикатор выполнения расписания)– процент общего бюджета, который равняется проценту фактически выполненной работы в рамках проекта: ОО=(БСВР/ БСПР)*100% Этот показатель используется для прогнозирования даты завершения проекта. Многие реализации метода освоенного объема используют только несколько процентных значений (например, 30%, 70%, 90%, 100%) для упрощения сбора данных. Некоторые реализации метода освоенного объема используют только 100% или 0% (выполнено или не выполнено) для того, чтобы помочь добиться объективности в оценке выполнения. Обычно отчеты об исполнении предоставляются форматах столбиковых горизонтальных диаграмм (линейные графики, или графики Гантта), S-кривых, гистограмм или таблиц.