Система мониторинга процесса даёт основание судить о правильности принятого решения руководством по конкретной проблеме. Мониторинг представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки, оценки и подготовки решений, направленных на достижение целей и задач организации.
Стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2001 требует, чтобы организация применяла подходящие методы мониторинга и, где это целесообразно, измерения процессов. Для выполнения этого требования каждому предприятию необходимо определить свои требования к мониторингу и измерениям и правилам их выполнения. В организации должна существовать чёткая процедура ведения постоянной отчётности о проведении мониторинга и измерений, которая необходима для того, чтобы оценить уровень развития системы и её влияние на экономический показатели предприятия.
Процессы мониторинга зависят от потребностей и условий конкретной организации. Общие принципы формирования:
- всесторонность — мониторинг должен быть всесторонним, основываться на простых и сводных измерениях, фокусируясь на исключениях;
- соответствие — мониторинг должен соответствовать миссии, видению, целям и стратегии предприятия;
- приемлемость — эффективный метод мониторинга должен быть приемлем для его объектов, необходимо уважать их личное пространство и не вторгаться в повседневные обязанности;
- своевременность — данные мониторинга должны быть доступны, позволяя выявлять отклонения, о которых надо немедленно сообщить для принятия верных и оперативных решений;
- доказательность — информация, полученная в ходе мониторинга, должна поддаваться проверке другими средствами, то есть быть точной и, по возможности, основанной на фактах;
- динамичность —любая форма мониторинга должна допускать оперативные корректирующие меры;
- гибкость — система мониторинга должна легко адаптироваться, обеспечивая точную, значимую и своевременную информацию в изменяющихся обстоятельствах.
Существующие сейчас методики оценки качества могут быть описаны одним алгоритмом. Таким образом, принято считать, что:
• методы комплексной количественной оценки качества захватывают все новые области, зачастую далеко отстоящие от первоначальной сферы их приложения — только к продуктам труда;
• алгоритм этих методов и принципы, на которых они базируются, практически не отличаются от тех, которые приняты в теоретической квалиметрии;
• сферы приложения многих из этих методов, например оценка качества менеджмента, чрезвычайно важны.
К наиболее распространенным методам мониторинга процессов следует отнести проведение внутренних и внешних аудитов (проверок) и анализ запланированных и выполненных мероприятий.
Взаимосвязь мониторинга процессов и измерений неразрывна, но ведущим является мониторинг, именно для его обеспечения требуются измерения.
