Документирование является средством закрепления найденных в организации решений по выполнению необходимых действий по идентификации и описанию процессов, а также свидетельствами этих действий и достигнутых результатов.
Цель документирования процессов заключается в создании нормативной организационной основы для построения, функционирования и постоянного улучшения, как системы менеджмента качества, так и системы управления организацией.
Документирование процессов позволяет организации решать следующие задачи:
- устанавливать требования к осуществлению процессов и деятельности в системе менеджмента качества,
- обеспечивать правильное понимание требований к процессам и деятельности,
- обеспечивать воспроизводимость процессов и деятельности,
- обеспечивать прослеживаемость выполнения процессов, а также оценивание достигнутых результатов,
- предупреждать и разрешать спорные вопросы, возникающие при выполнении процессов и деятельности в условиях неопределенности,
- закреплять лучшие традиции и накапливать опыт для выполнения процессов и отдельных видов деятельности.
Прежде чем проводить документацию процессов, необходимо провести анализ потребности в их документировании. Так как процесс можно рассматривать как объект, то при анализе можно воспользоваться методом структурного анализа и техники проектирования сложных систем SADT (Structured Analysis and Design Technique). Этот метод достаточно сложен, поэтому пользуются его упрощенной модификацией, которая имеет название «Анализ необходимой документации (АНД)».
Подход АНД к анализу потребности в документировании напоминает процессный подход, где на входе «анализа» исходная информация, а на выходе - желательные результаты.
При документировании процессов может возникнуть дилемма: документировать процессы последовательно (шаг за шагом по мере реализации проекта) или документировать все разработанные процессы разом, одновременно.
В первом случае документирование процесса будет первым действием по реализации проекта. Выбор этого варианта документирования зависит от границ процесса и его длительности. Этот вариант больше подходит для малых оргашзаций с ограшчентыми ресурсами.
При втором варианте придется документировать все или большинство процессов. Очевидно, что сразу все процессы, протекающие в организации, изучить и документировать невозможно. Скорее всего, в этом варианте придется
документировать только самые важные процессы. Это, как правило, процессы жизненного цикла продукции и отдельные процессы менеджмента.
Так, например, согласно ГОСТ Р ИСО 9001:2001 документация СМК должна содержать шесть обязательных документированных процедур:
- управление документацией,
- управление записями,
- внутренние аудиты,
- управление несоответствующей проекцией,
- корректирующие мероприятия,
- предупреждающие мероприятия.
Документирование процессов жизнеешого цикла продукцш рекомендуется проводить аналогично порядку документирования технологических процессов.
На практике чаще всего необходимость документирования других процессов менеджмента и управления ресурсами определяется самой организацией.
Документация по процессам, используемая для ппоследоющего эффективного планирования, обеспечения, управления и улучшения, включает перечень процессов и описания процессов.
При этом перечень процессов содержит:
записи, позволяющие идентифицировать описания процессов,
информацию, которая идентифицирует место документа «Перечень процессов» в документации более высокого уровня (например, руководство по качеству),
информацию, позволяющую идентифицировать состояние документа «Пере- ченьпроцесaош» (статус; дату создания документа; дату утверждения; фамилию лица, утвердившего доиумент; дату изменешя; дату сдачи в архив и пр.)
Описание процесса включает:
информацию, описывающую процесс, включая внутреннюю структуру, т. е. элементы, из которых состоит процесс, и взаимосвязи между ними, а также описание взаимосвязей процесса с другими процессами в организации и пр.,
глоссарий процесса,
информацию, которая идентифицирует место документа «Описание процессов» в системе документации более высокого уровня,
информацию, позволяющую идентифицировать состояние документа «Описание процесса».
В работе предлагается при документировании сети процессов организации в каждом структурном подразделении выделять до четырех процессов. Дальнейшая их детализация проводится на основе принципа управленческой целесообразности.
В работе также предлагается деятельность, которую рассматривают как процесс, учитывать с помощью документа «Регламент выполнения процесса».
Типовая структура Регламента выполнения процесса
Титульный лист
Лист согласования
Общие положения
Исголкювашые гормативгые документы
Список терминов и определений
Описание процесса
Владелец процесса
Описание клиентов и выходов процесса
Описание поставщиков и входов
Описание ресурсов процесса
Технология выполнения процесса
Матрица ответственности за выполнение огерааций, входящих в состав процесса
Перечень показателей процессов
Анализ со стороны владельца процесса
Отчетность владельца процесса
Анализ со стороны руководства
Документация и архивирование
Порядок внесения изменений
Лист регистрами изменений
