Обов’язковим є чітко регламентоване розміщення і побудова
тексту, обсяг основних частин, наявність обов’язкових
стандартних висловів (тому в діловому спілкуванні прийнято частіше
користуватися готовими бланками).
Основним видом текстів у офіційно-діловому стилі є документи. Вони класифікуються за формою донесення до адресатів і за жанрами підстилів — законодавчого, дипломатичного й
адміністративно-управлінського. Слово документ (від лат. сіокитепШт — повчальний приклад, взірець, доказ) у сучасній мові має такі значення: «1) діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь; 2)
письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу; 3) письмовий твір, грамота і т. ін. як свідчення про щось історичне, важливе
Стандартизація породжує усталені мовні формули і блоки текстів, які за синтаксичною будовою нагадують словосполучення чи моделі речень: вид на проживання, вірча грамота, грошова компенсація, запис актів громадянського стану, засоби до існування, одноразова допомога, особа без певного місця проживання, порядок денний, право на працю, рада засновників, строк чинності, бути на утриманні, вести облік, вступити в права,
входити до компетенції, діяти на засадах, довести до відома, залишитись у силі, набрати чинності, надати послуги, накласти стягнення, оскаржити стягнення, поновити на посаді,
притягти до відповідальності, с обов язковим для виконання, на виконання розпорядження, на вимогу керівництва, незалежно від форм власності, у відповідь на ваш лист, договірні сторони погоджуються з тим, що передбачено нижче; з правилами ознайомлений і зобов язуюсь виконувати, визнати такими, що втратили чинність.
У межах кожної частини текст членується на абзаци. Абзацне членування робить зрозумілою композиційно-синтаксичну структуру тексту, полегшує сприйняття повідомлення, оскільки читання супроводжується паузами, які вказують на тематичні переходи, розстановку акцентів. Абзацне членування покликане виділяти особливо важливі частини тексту. Для чіткості структури абзаци і більші частини тексту можуть бути доповнені нумерацією, що теж відображає послідовність викладу. У справочинстві використовують дві системи нумерації: буквенно-цифрову і цифрову. Великий за обсягом текст ділять на розділи, підрозділи, глави, параграфи тощо. Кожен з елементів має тематичну цілісність і завершеність. Виділення частин здійснюють за принципом логічної організації мовлення. Найбільші частини тексту документа нумерують римськими цифрами. Менші підрозділи позначають арабськими цифрами з дужкою, після якої крапки не ставлять, а наступне слово пишуть з малої літери. Найменші структурні частини нумерують малими літерами українського алфавіту з дужкою після них. Цифрова система нумерації передбачає використання тільки арабських цифр, після яких ставляться крапки, а перше слово наст.речення починається з великої літери. Номери великих за обсягом частин тексту або загальних за змістом складаються з однієї цифри.
Документи складаються на основні єдиних стандартів і правил. Результатами уніфікації є стандартизовані формати і формуляри-зразки, а також сталі синтаксичні конструкції. Елементами уніфікації документа є: 1)формат ; 2)бланк; 3)формуляр-зразок; 4) шаблон документа; 5) реквізити. У формулярі-зразку усталеними є такі реквізити: державний герб; логотип; зображення держ.винагород; код підприємства, установи, організації; код форми документа; назва міністерства або відомства; повна назва установи, організації або підприємства – автора документа; назва структурного підрозділу; індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, адреса електронної пошти, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку; назва виду документа; дата; індекс; посилання на індекс та дату вхідного документа; місце складання або видання; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження; резолюція; заголовок до тексту; відмітка про контроль; текст; відмітка про наявність додатка; підпис; гриф узгодження; візи; печатка; відмітка про засвідчення копій; прізвище виконавця та номер його телефону; відмітка про виконання документа й направлення його до справи; відмітка про наявність електронного варіанту; відмітка про надходження.
