Документи, що надсилають закордонним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
Основою службового документа є текст - головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.
Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак.
Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
• Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила...;Інститут просить
• Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки,
• Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкли-
кати працівників, підготувати обґрунтування, координувати роботу.
Інфінітив у текстах ділових паперів уживають із суфіксом -ти, а не -ть.
• У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції
у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...
• Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й
абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н,
обл., км, напр., канд. філол. наук.
• Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми
ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмиша-
новний; високоповажний...
Нову інформацію в тексті розпочинати з абзацу.
