По телефону здійснюються перемовини, домовляються про важливі ділові зустрічі, вирішують численні оперативні питання, що виникають у процесі управлінської діяльності, надають консультації, звертаються із проханнями, запрошеннями, висловлюють подяку, вибачення.
Телефонна розмова - один із різновидів усного мовлення, що характеризується специфічними ознаками, зумовленими екстра мовними причинами:
співрозмовники не бачать одне одного й не можуть скористатися невербальними засобами спілкування, тобто передати інформацію за допомоги міміки, жестів, відповідного виразу
Якщо телефонуєте ви:
• насамперед привітайтеся, назвіть організацію, яку ви представляєте, а також свої прізвище, ім'я та по батькові. Зазвичай перші слова телефонної розмови сприймаються нечітко, а тому називайте свої прізвище та ім'я останнім - принаймні це буде почуто;
• якщо телефонуєте в установу чи незнайомій людині, слід запитати прізвище, ім'я та по батькові свого співрозмовника.Можете також повідомити, з ким саме ви хотіли б поговорити;
• якщо телефонуєте у важливій справі, запитайте спершу, чи є у вашого співрозмовника достатньо часу для бесіди;
• попередньо напишіть перелік питань, котрі необхідно з'ясувати,і тримайте цей перелік перед очима упродовж усієї бесіди;
• завжди закінчує розмову той, хто телефонує.
• у разі досягнення важливих домовленостей згодом надішліть підтвердження листом або факсовим повідомленням.
Якщо телефонують вам:
• спробуйте якомога швидше зняти слухавку й назвіть організацію, яку ви представляєте;
• у разі потреби занотуйте ім'я, прізвище та контактний телефон співрозмовника;
• розмовляйте тактовно, ввічливо демонструйте розуміння сутності проблем того, хто телефонує;
-не кладіть несподівано трубку, навіть якщо розмова є нецікавою,нудною та надто тривалою для вас;
• якщо ви даєте обіцянку, намагайтесь дотримати слова й виконати її якомога швидше.
• завжди стисло підсумовуйте бесіду, перелічіть іще раз домовленості, що їх ви досягай.
Незалежно від того, хто телефонує:
• будьте доброзичливим, у жодному разі не виказуйте свого невдоволення чимось;
• ставте запитання та уважно вислуховуйте відповіді на них;
• особливо наголошуйте на найсуттєвішому.
• пам'ятайте, що по телефону звучання голосу значною мірою спотворюється, тому ваша артикуляція неодмінно повинна бути чіткою, а темп мовлення - рівним, тон - спокійним,
• розмовляйте середнім за силою голосом.
Не варто телефонувати в особистих справах зі службового телефону, а в службових справах недоречно телефонувати додому тій особі, котра має їх виконати (розв'язати) У разі, якщо вам телефонують на роботу в особистих справах, відповідайте, що ви неодмінно зателефонуєте після роботи
І насамкінець, не зловживайте займенником я, адже ваша розмова -діалог, а не монолог
