Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, «зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі»
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
Отже, вирізняють письмові та рукописні документи.
Письмовий документ - текстовий документ, мовна інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.
Рукописний документ - це письмовий документ, створений способом нанесення знаків письма власноручно.
Види документів визначають за такими ознаками:
• найменуванням (назвою) - заяви, листи, телеграми, довідки службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
• походженням - службові (офіційні) й особисті.
Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Службові документи формуються в установленому порядку.
Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або виконанням службових обов'язків. До особистих також належать і ті документи, які містяться в приватному зібранні особи;
• місцем виникнення - внутрішні та зовнішні:
Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. Зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
• призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
• напрямком - вхідні й вихідні.
Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний - це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.
• формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).
• строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.
• ступенем гласності - загальні, таємні, для службового користування (ДСК).
• стадіями створення - оригінали, копії, витяг і дублікат.
• складністю - прості (односкладові) й складні. Прості – містять інформацію з одного питання, складні - щодо двох і більше питань;
• строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
• технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним чи електронним способом;
• носієм інформації- оформлені на папері, диску, фотоплівці,магнітній стрічці, перфострічці.
