Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любой проект-менеджер должен своевременно фик-сировать свои ошибки и исправлять их до того, как они причинят вред проекту. Различают три вида контроля: предшествующий, текущий и заключительный.
Предшествующий контроль осуществляют к фактическому началу ра-бот по реализации проекта; он направлен на соблюдение определен-ных правил и процедур. Такой контроль, как правило, касается ресурс-ного обеспечения работ (трудовыми, материальными и финансовыми ресурсами).
Текущий контроль осуществляют непосредственно во время реализа-ции проекта. Цель этого контроля — оперативно регулировать процесс реализации проекта. Текущий контроль базируется на сравнении до-стигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками. Различают текущий кон-троль времени (достижение промежуточных целей и выполнение объе-мов работ), бюджета (уровня затрат финансовых средств), ресурсов (их фактических затрат) и качества (работ).
Заключительный контроль осуществляют на стадии завершения про-екта для интегральной оценки реализации проекта вообще. На основе этого контроля обобщают приобретенный опыт для дальнейшей разра-ботки и реализации проектов-аналогов, а также совершенствуют про-цедуры управления.
Составление отчетов о состоянии реализации проекта. Указанные отчеты требуют первичной информации. Для их эффективности в процессе контроля представление информации может базироваться на специ-ально разработанных принципах. Независимо от применяемой формы представления отчетных данных для достижения эффективности функ-ций контроля отчеты должны содержать такие позиции:
● сметную стоимость (суммарную, на определенную дату или за кон-кретный период) для сравнения фактических и прогнозируемых резуль-татов;
● фактические результаты, которые характеризуют процесс выполне-ния заданных объемов работ на определенную дату или за конкретный период;
● прогнозируемые результаты, которые базируются на селективности имеющейся информации и характеризуют ожидаемое состояние про-екта и его составляющих на последующий период;
● отклонения, которые свидетельствуют о том, в какой мере фактиче-ские и прогнозируемые результаты отличаются от запланированных и расчетных показателей;
● причины, то есть ожидаемые и непредвиденные обстоятельства, ко-торые определяют фактический и прогнозируемый процесс реализации проекта, в частности его отдельных операций, и объясняют важные от-клонения от плановых показателей.
Оценка состояния работ и прогнозирования изменений проекта. Для того чтобы получить обобщенный показатель реализации проекта, разраба-тывают систему показателей, на основе которых сравнивают выполне-ние работ по времени и стоимости. Для оценки показателя состояния реализации проекта необходимо определить объемы выполненной ра-боты. По предположению, что коллектив, который выполняет работу, остается неизменным и его производительность работы постоянна, объем фактически выполненной работы будет пропорционален вре-мени, на протяжении которого эта работа была выполнена к опреде-ленному моменту. В этом случае работа может характеризоваться не объемами, а соотношением плановых и реальных моментов ее начала и завершения.
Прогнозирование деятельности и выявление тенденций. С целью обес-печения эффективности управления проектом и возможности предот-вращения сбоев в отчетах должны отражаться не только минувшие со-бытия, а и ситуации, которые могут состояться. Для этого используют специальные средства прогнозирования и определения имеющихся тенденций. Для контроля выполнения сетевых графиков, календарных планов и затрат ресурсов применяют разные модели, методы и сред-ства. В случае графического изображения (в виде календарных планов и сетевых моделей) осуществлению функций контроля оказывает со-действие именно логическая последовательность этих инструментов, которая обеспечивает определение влияния изменений в одной работе на реализацию проекта вообще. Разработка систем контроля своевре-менности поставок, а также других систем базируется на таких же прин-ципах. При этом следует полностью исключить возможность такой си-туации, когда оборудование, сроки монтажа которого уже наступили, еще не заказано. Во всех приведенных случаях информация должна передаваться своевременно.
Регулирование процесса реализации проекта. Основными задачами ре-гулирования процесса реализации проекта является контроль за фак-тическим выполнением работ, выявление и анализ имеющихся откло-нений от плановых задач, корректирование и внесение в проект соот-ветствующих изменений с помощью организационно-технологических, экономических и технических решений, которые обеспечивают свое-временное и эффективное достижение заданной цели проекта. Про-цесс регулирования состоит в повторении с определенной периодично-стью (сутки, неделя, декада, месяц) таких процедур: сбор и анализ опе-ративной информации о фактическом состоянии реализации проекта; обсуждение и принятие решений о дальнейшей реализации комплекса работ (корректирование оперативных планов); восстановление сетевых моделей (перерасчет) и актуализация календарных планов; доведение изменений до ответственных исполнителей и руководителей соответ-ствующих уровней.
Основные понятия, цели и задачи проекта.
Понятие "проект" объединяет разнообразные виды деятельности, ха-рактеризуемые рядом общих признаков, наиболее общими из которых являются следующие:
● направленность на достижение конкретных целей, определенных ре-зультатов;
● координированное выполнение многочисленных взаимосвязанных действий;
● ограниченная протяженность во времени с определенным началом и концом.
