Переговоры - это совместное обсуждение конфликтующими сторонами с возможным привлечением посредника спорных вопросов с целью достижения согласия.
Главной функцией переговоров является поиск решения проблемы обеими сторонами на основе совместных решений.
Важным преимуществом переговоров перед другими способами разрешения конфликтов является то, что они позволяют конфликтующим сторонам выработать такое соглашение, которое будет удовлетворять каждую из них и позволит избежать длительных судебных процедур, чреватых значительными материальными издержками и риском проигрыша одной из сторон.
Очень важно на переговорах не только вскрывать интересы другой стороны, но и четко осознавать свои. Это позволит: выделить круг проблем, которые необходимо обсудить на переговорах, и выработать пути решения этих проблем; тщательно подготовить аргументацию своих позиций, оценить их реалистичность и эффективность; спрогнозировать поведение противника; выработать стратегию и тактику ведения переговоров.
Виды переговоров:
1. Переговоры, направленные на продление достигнутых соглашений;
2. Распределяющие, когда одна сторона требует изменения сил в свою сторону. При этом стороны не видят необходимости взаимодействовать друг с другом в будущем, и их мало беспокоит, что из-за переговоров распределяющего типа межличностные отношения пострадают или вообще прекратятся.
3. Объединяющие (интегративные) - стороны не рассматривают конфликт с конкурентных позиций или как ситуацию «победа или поражение», а
относятся к нему согласованно, в результате чего обе стороны могут выиграть. Такой тип переговоров характеризуется доверием, обменом информацией и стремлением обеих сторон добиться приемлемого для всех разрешения конфликта.
Функции переговоров:
1) Информационная функция – если стороны заинтересованы в обмене точками зрения в процессе предварительных переговоров.
2) Коммуникативная функция – если разговор идет о налаживании новых контактов, связей, отношений.
3) Функция контроля и координации действий – если переговоры ведутся между партнерами, уже имеющими деловые контакты и лишь уточняющими средства выполнения ранее достигнутых соглашений.
4) Регулятивная функция – если необходимо разрешить возникающий конфликт, прекратить споры или даже уйти от немедленного непродуманного решения вопроса.
Технологии ведения переговоров.
I. Подготовительный этап:
При подготовке к переговорам определите состав делегации и ее руководителя.
Установите рабочие отношения с предполагаемым партнером — выразите свою заинтересованность в переговорах — запросите (если необходимо) дополнительную информацию (например, техническую документацию).
- проанализировать собственную позицию и возможные слабые места в своих аргументах;
- подготовка вопросов другой стороне и анализ возможных вопросов с их стороны (где мы можем уступить, а какие вопросы принципиальны)
- уровень ведения переговоров (кто глава делегации: руководитель предприятия, его заместитель и т. д.);
- место проведения переговоров;
- количественный состав делегации;
- подготовка документов в нужном количестве
Дайте ваши предложения по повестке дня (какие вопросы и в какой последовательности вы намерены обсуждать).
II. Начало переговоров:
Рассадка и ведение переговоров:
- глава делегации садится в центре, напротив него — глава партнерской делегации;
- справа от главы — второе лицо в делегации, слева — переводчик.
Требования к характеру беседы:
- приветствие и персональное обращение;
- использование пары дежурных фраз;
- через 5 — 7 минут после начала подается чай, кофе;
- четкое заявление своей позиции;
- спокойный тон, даже в том случае, если партнер раздражен или агрессивен — необходимо внимательно выслушивать собеседника до конца, не перебивая;
- через час чай, кофе предлагается вторично;
- рекомендуется предложить возможные варианты, аргументировать их;
- в ситуации необходимости проинформировать оппонента о возможных уступках.
III.Принятие решения обеими сторонами:
- обсуждение возможных вариантов и окончательный выбор.
IV. Завершение переговоров:
- при необходимости, принятое решение оформляется документально (обозначение сроков реализации решения и ответственных лиц, телефоны
ответственных сторон, последствия для сторон в случае невыполнения принятого решения);
- по окончании переговоров (подписания протокола о намерениях, контракта, договора) устраивается протокольное мероприятие (например, прием).
V. Анализ результатов переговоров после их завершения:
- какие действия способствовали успеху (неуспеху) переговоров;
- какие возникали трудности, как эти трудности преодолевались;
- что не было учтено при подготовке к переговорам, почему;
- какие возникли неожиданности в ходе ведения переговоров;
- каково было поведение партнера на переговорах;
- какие принципы ведения переговоров возможно и нужно использовать на других переговорах. Целесообразно по окончании переговоров подготовить отчет об их проведении, в котором дать анализ итогам и ходу переговоров.
