Менеджер спецпроекта — это специалист, который обеспечивает воплощение в реальность конкретного проекта, т. е. совокупности мер, предпринимаемых для достижения конкретной цели. Этот работник может быть как постоянным сотрудником организации, так и приглашенным на время специалистом, работающим по краткосрочному трудовому контракту. Обязанности, возложенные при этом на лицо, занимающее должность менеджера проекта, удобнее всего описать в должностной инструкции, составленной для данной должности.
Все функции, свойственные различным проектам, подразделяются на семь групп, под которые подвязаны определенные задачи более локального характера:
1. Стратегическое управление начинанием:
• установка приоритетов, целей и критериев успешности начинания;
• участие в разработке принципов реализации инициативы и разработке стратегических документов относительно ее внедрения.
2. Налаживание связи между реализацией инициативы и руководством организации (компании):
• информирование руководства компания о состоянии дел;
• сотрудничество с руководителем программы в случае, когда проект является ее составной частью;
• участие в совещаниях со стейкхолдерами (внутренними и внешними).
3. Составление плана достижения поставленной цели:
• определение ключевых точек, перечня необходимых работ и жизненного цикла проекта;
• расчет потребности в ресурсах различного рода (финансовых, материальных, трудовых);
• составление календарного плана выполнения работ, его оптимизация;
• подготовка бюджета и сметы, плана обеспечения ресурсами предусмотренных процессов;
• анализ возможных рисков и разработка мероприятий по их минимизации;
• подготовка, согласование и утверждение сводного плана.
4. Разработка наиболее эффективной системы управления:
• разработка и утверждение плана управления процессами, и обучение ведущих членов команды его принципам;
• обеспечение системы перемещения и обмена информацией, а также ее защиты;
• налаживание взаимодействия внутри команды и с внешними партнерами.
5. Организация практической реализации начинания:
• определение управленческой и организационной структуры, характерной такого рода проектам, их формирование;
• подбор исполнителей, проведение собеседований с ними и переговоры с их руководством;
• подготовка и заключение всех необходимых соглашений с подрядчиками и поставщиками;
• определение фронта работ каждого сотрудника, выдача указаний и контроль их исполнения, обеспечение взаимодействия всех членов команды;
• обучение исполнителей (предварительное и текущее).
6. Анализ и контроль хода реализации:
• сбор, обработка, анализ, учет первичной информации;
• контроль исполнения поставленных задач и их корректировка при необходимости;
• мониторинг внутренних (психологический климат в коллективе) и внешних (законодательство, экономическая ситуация) факторов влияния на ход реализации инициативы;
• подготовка отчетности о ходе реализации начинания.
7. Закрытие проекта после окончания его жизненного цикла:
• составление итогового отчета и аналитической записки;
• мотивация команды по результатам работы и ее расформирование;
• окончательное оформление всей документации и ее архивация.
Таким образом, можно сказать, что менеджер проектов должен организовать успешное выполнение поставленного заказчиком задания с учетом установленных сроков и бюджета, критериев качества, человеческих ресурсов, а также дополнительных требований, выдвигаемых инвестором. Главная цель – удовлетворенность полученным результатом заказчика.
