В рамках работы со средствами массовой информации агентство «Формула коммуникаций» составит план повышения лояльности СМИ к вашей компании. В этот план будут входить различные методы и способы налаживания коммуникаций со СМИ - проведение дней открытых дверей, участие СМИ в корпоративных мероприятиях, пресс-ланчах, пресс-релизах, пресс-конференциях и многое другое.
пресс мероприятия пресс релиз мероприятия презентация компании пресс релиз мероприятия
пресс релиз мероприятияОдним из видов пресс релиз мероприятия являются дни открытых дверей, которые также направлены на налаживание и укрепление коммуникаций со средствами массовой информации. В рамках этого мероприятия могут проводиться презентации новых продуктов и услуг, выставки, круглые столы и др. Для крупных компаний-производителей в рамках «Дни открытых дверей» агентство «Формула коммуникаций» рекомендует регулярно проводить такие мероприятия как посещение производственных площадей - пресс-туры на производство. Данный вид мероприятий пользуется популярностью в основном у производителей различных товаров, чьи производственные мощности вызывают большой интерес общественности, прежде всего, с точки зрения влияния на окружающую среду и экологию. Средствам массовой информации в рамках пресс-тура можно продемонстрировать такие важные особенности как новые технологические процессы, новые объекты,
совершенствование системы организации производства и управления, развитие социальной сферы и другое.
Для приглашения журналистов осуществляется рассылка приглашения. В приглашении обязательно указываются следующие пункты: цель пресс-тура, точное место нахождения предприятия, место и время сбора приглашенных гостей, место встречи делегации, схема проезда на личном транспорте, время начала и окончания основных экскурсий, условия размещения, проживания и питания приглашенных лиц.
При подготовке к такому мероприятию необходимо тщательно продумать и спланировать маршрут движения приглашенных гостей. Это может быть как одна, так и несколько групп. Особое внимание необходимо уделить подготовке экскурсоводов, которые познакомят с историей компаний, работой компании и другой интересующей информацией. Экскурсовод должен быть обеспечен микрофоном. После завершения экскурсии всем приглашенным выдается информационно-рекламный пакет. Руководители и специалисты компании смогут ответить на вопросы журналистов. Для журналистов на протяжении всего пресс-тура должно быть предоставлено оборудованное помещение, оснащенное всей необходимой техникой и средствами связи. Затем для приглашенных гостей устраивают обед.
Данные мероприятия целесообразно проводить не только для средств массовой информации, но и для другой целевой аудитории – партнеров, дистрибьюторов, представителей власти, студентов и других групп в зависимости от PR стратегии компании.
Пресс-конференции.
Одними из наиболее распространенных мероприятий, проводимых для средств массовой информации, являются пресс-конференции. Пресс-конференции – это самый эффективный с точки зрения охвата аудитории способ коммуникации с целевой аудиторией посредством СМИ.
Агентство «Формула коммуникаций» оказывает весь спектр услуг по подготовке, организации и проведению пресс-конференции.
Главными целями проведения пресс-конференции являются: информирование целевой аудитории, налаживание коммуникаций и контактов со СМИ, разрешение конфликтных ситуаций, спорных общественных моментов. Основная аудитория на пресс-конференции - это представители СМИ, но иногда целесообразно пригласить и деловых партнеров, и представителей органов власти, контролирующих органов и других государственных чиновников.
Для организации и проведения пресс-конференции необходимо иметь важный информационный повод, в других случаях информацию можно донести и с помощью пресс-релиза, анонса и других средств.
Мероприятия, организуемые для средств массовой информации, требуют от организаторов тщательной проработки, четкой и хорошо продуманной подготовки и организации мероприятия, поскольку любая неточность, несостыковка будет замечены представителями СМИ.
Следует особо отметить, что пресс-конференция является краеугольным камнем – с одной стороны вам необходимо наладить взаимоотношения со СМИ, а с другой – расположить к себе негативно настроенных журналистов. Никто не даст вам сто процентной гарантии того, что на пресс-конференции не будет задан нежелательный для вас вопрос, который сможет «подмочить» вашу репутацию. Для того чтобы не оказаться в такой ситуации и достигнуть желаемых результатов, агентство «Формула коммуникаций» возьмет на себя все функции по организации и проведению мероприятия и окажет все необходимые консультации в рамках мероприятия.
Проводить пресс-конференцию предпочтительнее в середине недели. Это может быть – вторник, среда или четверг. Выбирая дату проведения пресс-конференции, стоит проанализировать эту дату на совпадение с другими значимыми событиями с участием журналистов. Выбор времени проведения зависит от конкретной ситуации. Обычно пресс-конференции проводят в первой половине дня.
Основные этапы подготовки и проведения пресс-конференции
Остановимся на некоторых этапах подготовки и проведения мероприятия.
Прежде всего, необходимо составить список приглашенных на пресс-конференцию журналистов. Далее подготовить анонс пресс-коференции и в зависимости от периодичности СМИ не позднее, чем за неделю разослать его. Затем рассылаются приглашения на пресс-конференцию, в которых указываются обязательные пункты: место, день и время проведения пресс-конференции, тема пресс-конференции, основные темы докладов, фамилии и должности спикеров.
Для пресс-конференции необходимо подготовить все необходимые информационные материалы (пресс-релизы, краткие справки, тезисы спикеров, фотографии, СD, каталоги, отчеты и др.), которые будут вручены приглашенным по окончании мероприятия.
Написание пресс-релиза
Одним из самых значимых атрибутов пресс-конференции является пресс-релиз.
Редакции и информационные агентства большинства средств массовой информации ежедневно получают огромное количество пресс-релизов, и им приходится тратить довольно большое количество времени на отбор наиболее значимых и грамотно написанных пресс-релизов. Поэтому пресс-релиз должен быть безукоризненно грамотным, содержащим актуальную, полную и достоверную информацию. Заголовок пресс-релиза должен раскрывать его основную новостную тему. Заголовок должен быть ярким, запоминающимся и кратким. В пресс-релизе отражается вся сущность предстоящей пресс-конференции. Первый (в некоторых случаях и второй) абзац раскрывает суть информационного сообщения, а остальные лишь дополняют. Пресс-релиз должен быть написан максимально точно, предельно ясно, факты должны быть достоверными. Объем пресс-релиза не должен превышать одну-две страницы машинописного текста. Текст печатается через два интервала с широкими полями, необходимыми для пометок журналистами. Если текст сообщения превышает одну-две страницы, то дополнительную информацию целесообразно разместить в специальном приложении, которое может включать в себя таблицы, схемы и т п.
Подготовка спикеров пресс-конференции
На этапе подготовки пресс-конференции крайне важно уделить внимание спикерам пресс-конференции, а именно их ораторским способностям и владением обсуждаемым предметом. Компания-заказчик должна для себя четко определить, кто будет представлять компанию на пресс-конференции.
При необходимости агентство «Формула коммуникаций» подготовит и проинструктирует представителей вашей компании к пресс-конференции, предоставит персонал для регистрации участников пресс-конференции, модератора пресс-конференции и других необходимых сотрудников.
Во время проведения пресс-конференции перед спикерами должна находиться идентификационная табличка. После выступления спикеров отводится определенное время для вопросов журналистов и ответов на них.
По окончании пресс-конференции агентство «Формула коммуникаций» рекомендует организовать небольшой фуршет, который послужит не только демонстрацией гостеприимства компании, но и возможностью для неформального общения, установления доверительных отношений.
Для журналистов, которые по каким-либо причинам не смогли присутствовать на пресс-конференции, обычно рассылают пресс-кит: пресс-релизы, тезисы основных выступлений участников пресс-конференции, фото, и другую необходимую информацию.
Агентство «Формула коммуникаций» готово оказать услуги по техническому обеспечению пресс-конференции – световое и звуковое оборудование, видеоинсталляции, средства оргтехники, система переводов, фото-, видеосъемка и др.
После проведения пресс-конференции агентство «Формула коммуникаций» оценит эффективность проведения мероприятия и предоставит полный отчет о проведенной пресс-конференции заказчику.
