Ключовим документом дизайн-проекту інтер'єру є пояснювальна записка, складена на підставі побажань замовника. В ній відображаються нюанси технічних характеристик і втілення дизайнерських рішень, деталізується загальна концепція. Пояснювальна записка значно полегшує виконання робіт від самого початку (перепланування) проекту до моменту складання (підписання акта здачі-приймання).
Наведемо обов'язкову інформацію, яка повинна бути зазначена у пояснювальній записці до дизайн-проекту інтер'єру:
У шапці документа вказується заголовок «Пояснювальна записка». Документ містить характеристики про вид, тип та функції об'єкта проектування, розмірі площі. Обумовлюється брифом, (коротка письмова форма погоджувальної порядку між Виконавцем і Замовником) підписаного клієнтом, з згадкою всіх тонкощів дизайн-проекту: стилістики і розмірах приміщень, планування, розташування предметів інтер'єру та елементів декору.
Окремою графою розглядається планування проекту, у вигляді зведення по площах і зонування приміщень.
Далі перелічуються параметри всіх кімнат у суворій послідовності їх розміщення. Пояснювальна записка складається докладно, де предметно зазначаються всі відомості про приміщеннях, починаючи від їх розташування і закінчуючи розташуванням у них предметів побуту, меблів, техніки, світлового обладнання. Детально розписуються габарити і функціонал використовуваних предметів. Чітко прописуються всі закупівельні матеріали і покриття, які використовуються в цих приміщення. Також вказується їх призначення, фактура і колірне рішення.
