підпис - це обов'язковий реквізит службового документа, що надає йому юридичної сили. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надрукований не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціала(ів) і прізвища, наприклад:
Міністр фінансів України підпис ініціал(и), прізвище
або
Міністр підпис ініціал(и), прізвище
Документи підписуються, як правило, однією особою, а в разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади, наприклад:
Директор інституту підпис ініціал(и), прізвище
Головний бухгалтер підпис ініціал(и), прізвище
У разі підписання документа кількома особами з однаковими посадами, їх підписи розміщують на одному рівні, наприклад:
Міністр юстиції України Міністр охорони здоров я України
підпис, ініціал(и), прізвище підпис, ініціал(и), прізвище
Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:
Голова комісії підпис ініціал(и), прізвище
Секретар комісії підпис ініціал(и), прізвище
У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають фактичну посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається ставити прийменник "За" чи похилу риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." застосовують у разі заміщення керівника за наказом.
Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису або іншими способами, передбаченими законодавством. Для засвідчення електронного документа за допомогою електронного цифрового підпису застосовують процедури використання та перевірки електронного цифрового підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис"
