Займенник лише вказує на предмети, ознаки та кількість, але не називає їх. Займенники в мові вживаються часто для того, щоб уникнути повторення тих самих слів. При цьому їхню форму треба обов'язково узгоджувати з родом, числом, відмінком іменників, замість яких ці займенники вжито. Правильно вжиті займенники допомагають пов'язати речення в тексті.
1. Займенник я вживається тільки в особових паперах і в деяких видах документів(автобіографії, дорученні, розписці, пояснювальній записці).
2. У розпорядчих документах займенник я обминається. Ці документи розпочинаються дієсловами у першій особі однини (Пропоную... Наказую...).
3. Займенник я в офіційно-діловому, науковому та публіцистичному стилі замінюється авторським ми. Також займенник ми вживається, коли є потреба пом'якшити категоричність висловленого (...ми дійшли таких висновків).
4. Займенники третьої особи (він, вона, воно, вони) в орудному відмінку мають -н- і вживаються без прийменника: задоволений ними, керувати нею.
5. Після прийменників, що вимагають давального відмінка (завдяки, всупереч, наперекір, назустріч, вслід, на противагу), займенники вживаються без -н-: завдяки їм, всупереч йому.
6. Займенники він, воно у місцевому відмінку мають варіант – на ньому, а не (на нім).
7. Слід уникати двозначності, що може виникнути при співвіднесоності займенників він, вона, вони з будь-яким із слів: Ми дуже вдячні за можливість ознайомитись з рекламою продукції вашої фірми. Вона (?) справила на нас приємне враження. Економіст Іваненко В. П. внесла пропозицію. Головуючий з нею (?) не погодився.
8. Вживаючи особові займенники, слід уникати їх нагромадження: Він збирається вступити до університету. Він давно вже вирішив стати економістом.
9. Займенник ми у переважній більшості документів, які пишуться від імені установи, підприємства, організації – пропускається. Наприклад, ділові листи часто починаються словами у першій особі множини (Просимо... Надсилаємо...). Паралельно вживається форма третьої особи однини (Дирекція просить... Управління повідомляє...).
10. Займенник Ви вживається в усному й писемному мовленні для підкреслення поваги, пошани, ввічливості. У документах пишеться з великої літери (заявах, запрошеннях, службових листах).
11. Для показу суворого об'єктивного викладу, катагоричної вимоги, займенник Ви опускається: Надсилаємо Вам для ознайомлення – надсилаємо для ознайомлення.
12. Для пом'якшення категоричності вимоги, використання займенника Ви є доречним: пропоную з'явитися – пропоную Вам з'явитися.
13. Дійова особа в реченні, виражена особовим займенником, повинна стояти у називному відмінку, а не в орудному: мною запроваджено – я запровадив, нами запропоновано – ми запропонували, вами доведено – ви довели.
14. Не слід використовувати особові займенники в присутності тих, про кого йде мова.
Присвійні займенники в документах
1. Присвійні прикметники в родовому і давальному відмінках мають форми: мого, твого, свого, моєму, твоєму, своєму. Форми мойого, твойого, мойому, твойому властиві розмовному стилю.
2. Присвійні займенники в місцевому відмінку мають тільки нормативні форми: на моїм – на моєму, на твоїм – на твоєму, на їхнім – на їхньому, на вашім – на вашому.
3. Для уникнення зайвого паралелізму, у діловому мовленні вживається присвійний займенник їхній, а не (їх)(він – вони): їх обладнання – їхнє обладнання, надійшли їх пропозиції – надійшли їхні пропозиції.
4. Не слід зловживати займенником свій, бо він, як правило, дублює вже наявне в тексті слово: Петренко І. П. Не справився зі своїми обов'язками диспетчера. Він своїми руками відремонтуав свою машину – він власноруч відремонтував особисту машину.
5. Уникати двозначності при використанні присвійного займенника свій: Директор попросив присутніх прокоментувати свої пропозиції - Директор запропонував присутнім прокоментувати їхні пропозиції.
У ділових паперах доводиться мати справу з величезною кількістю числових назв.
Основні правила запису числівників (числових назв):
1. Простий кількісний числівник, який називає однозначне число (без вказівки на одиницю виміру) в запису відтворюється словом, а не цифрою (дефектних виробів… повинно бути не більше двох ). Так само пишуться однозначні числівники, якими позначаються часові межі (випробування повинні тривати три - п’ять місяців) .Якщо однозначне число супроводжується найменуванням одиниць виміру, воно пишеться цифрами (7 центнерів сіна).
2. Складні і складені числівники звичайно записують цифрами, крім тих випадків, коли ними починається речення (порівняйте: Було забраковано 28 виробів з цієї партії і Двадцять вісім виробів з цієї партії було забраковано).
3. Цілі числа, які виражаються кількома знаками, прийнято записувати, розбиваючи їх на класи з допомогою пропусків. Місце пропусків залежить від системи обчислення (при десятковій – кожен четвертий знак: 100 000 т, 253 530 крб.).
4. Запис порядкових числівників відрізняється від запису кількісних. Якщо запис ведеться арабськими цифрами, то порядковий числівник вводиться в текст з відмінковим закінченням (по 3-му класу точності, радіоприймачі 1-го класу). При перерахуванні кількох порядкових числівників відмінкове закінчення ставиться лише один раз: вироби 1,2, і 3-го сортів.
5. Деякі порядкові числівники для розрізнення позначаються в документах з допомогою римських цифр, проте вже без відмінкових значень (так, наприклад, подекуди записують порядкові номери місяців, кварталів та ін.)
6. Складні слова, перша частина яких – цифрове позначення, можуть писатися в документації комбіновано: 100-процентний, 50-кілометровий, 4-міліметровий (дозволяється другу частину таких назв скорочувати, якщо це одиниця виміру: 50-км, 4-мм).
7. Окремі види інформації передаються у вигляді змішаного запису, який складається з цифр і слів: можна 473 000, а можна 473 тис.; можна 1 000 000, а можна 105 Словесно-цифровий запис не лише дає можливість скорочувати написання великих і малих чисел, а й значно полегшує сприймання.
8. На відміну від загальнонародної мови, де приблизна кількість виражається багатьма однослівними, описовими й фразеологічними одиницями, у діловому стилі приблизна кількість відтворюється дуже обмеженим числом зворотів (понад, до, зверх, більше, менше). Натомість широко вживані в діловому стилі дробові числівники в розмовній мові майже не вживаються.
7. Найпоширенішою дієслівною формою в офіційно-діловому стилі є дієслово теперішнього часу із значенням позачасовості, яке вживається у першій або третій особі множини: (ми вимагаємо, дирекція звертається, рівень інфляції становить).
Теперішній час може вживатися у значенні майбутнього, коли треба підкреслити обов'язковість виконання дії (нарада розпочинається о 10-й годині, мітинг розпочинається завтра об 11.00).
8. Треба уникати форм давноминулого часу:
9. Дієслова доконаного виду утворюють просту форму майбутнього часу: профінансуємо, сплатимо, переглянемо. Дієслова недоконаного виду мають просту і складену форми майбутнього часу. Надавати перевагу слід складеним формам дієслів недоконаного виду в майбутньому часі:
10. Не порушувати норми вживання форм залежного слова:
11. Форми нема – немає вживаються паралельно: у нас нема таких документів – у нас немає таких документів або ми не маємо таких документів.
12 Форми 2-ї особи однини, 1,2-ї особи множини дозволяють уникати форми давайте в наказовому способі. Обійтися без неї неможливо й за допомогою додаткових слів.
13. Дієслово давайте вживається лише у своєму прямому значенні, коли ця форма заохоти поєднується з іменником, що означає певні предмети: Давайте Ваші посвідчення; Розрахунки і креслення давайте мені.
Хоча й у цих випадках інтонаційно та за допомогою невербальних засобів (жесту) можна спонукати до дії: Ваші посвідчення, будь ласка; Прошу розрахунки і креслення.
14. Існує дві рівнозначні форми написання дієслів із числівниками: а) Шість бригад не виконало (не виконали) план. Але за непрямого порядку слів лише – Не виконало план шість бригад; б) Двоє студентів пішло до їдальні (сумісна дія – пішли разом); Двоє студентів пішли до їдальні (роз'єднана дія – кожен пішов окремо).
15. За наявності слів разом, спільно дієслово (присудок) ставиться в однині: Адміністрація заводу спільно із профкомом розглянула... Але ставиться у множині, коли однорідні підмети вжиті через кому або через сполучники -і-, -й-, -та-: Адміністрація заводу та профком розглянули...
16. Дієслово вибачаюсь (-ся) має у своєму складі колишній займенник ся, що був формою від себе – я, порівняйте: збираюся (я збираю себе), умиваюся (я вмиваю себе). Отже:
17. Слід уникати лінгвістично необгрунтованого вживання частки -ся-, -сь-: слід писати Роботу аналізують за такими вимогам, а не Робота аналізується за такими вимогами.
18. Дія, названа присудком, і дія, названа дієприслівником, обов'язково мають виконуватися одним суб'єктом:
19. Дієслово бути в усіх особах однини і множини теперішнього часу має форму є: підприємство є юридичною особою, контракт є документом.
