До довідково-інформаційних належать такі документи: службові листи, звіт, службові записки (доповідна та пояснювальна), адреса, телеграма, телефоно- і радіограма, анотація, рецензія, відгук, прес-реліз, стаття, тези, план, протокол, довідка, факс, висновок.
СЛУЖБОВІ ЛИСТИ
Класифікація листів
Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.
Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.
За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.
До листів, що потребують відповіді, належать:
o листи-прохання;
o листи-звернення;
o листи-пропозиції;
o листи-запити;
o листи-вимоги.
До листів, що не потребують відповіді, належать:
o листи-попередження;
o листи-нагадування;
o листи-підтвердження;
o листи-відмови;
o супровідні листи;
o гарантійні листи;
o листи-повідомлення;
o листи-розпорядження.
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист - цілій низці установ, колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.
Протокол – це документ, в якому фіксується хід об¬говорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.
Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.
Протокол веде технічний секретар чи обрана особа.
За обсягом протоколи можуть бути:
- стислими – містять лише назви обговорених пи¬тань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;
- повними – назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповіда¬чам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;
- стенографічними – дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.
Протоколи складаються з таких реквізитів:
1. Назва документа.
2. Номер.
3. Назва колегіального органу із зазначенням харак¬теру його роботи (загальні збори, виробнича нара¬да, засідання кафедри тощо).
4. Назва підприємства, організації.
5. Дата й місце проведення зборів.
6. Кількісний склад учасників (якщо учасників бага¬то, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).
7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, на¬ради тощо (голови, секретаря, членів президії).
8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).
9. Текст.
10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль¬кості сторінок.
11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секре¬таря).
Витяг з протоколу
Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) про¬токолу, що відображає конкретне окреме питання по¬рядку денного, оформлена належним чином.
Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам (установам).
Реквізити витягу з протоколу:
1. Назва й номер документа.
2. Назва колегіального органу, засідання, наради.
3. Дата.
4. Питання порядку денного.
5. Текст з цього питання.
6. Підписи голови й секретаря.
Витяг з протоколу № 12
засідання ради директорів ВАТ «Будівельник»
від 2.12.2002 р.
Голова Журавльов О.Я.
Секретар Корженевська К.Г.
Присутні: Аверинцев М.Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К. Тимощук В.В.
Відсутні: Зальцберг М.І. (у відрядженні).
Запрошені: Джон Кеннет Лі, директор СП «Інвест» (Бельгія).
СЛУХАЛИ: 2. Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».
ВИСТУПИЛИ:
Аверинцев М.Д. запропонував на посаду виконавчого директора СП «Будмен» Наконечного О.Л., директора Одеської філії ВАТ.
Лівощенко І.К.: Наконечний О.Л. практично тільки за рік роботи вивів Одеську філію ВАТ у число найкращих дочірніх підприємств. Він зможе плідно працювати і як виконавчий директор СП.
Джон К. Лі.: Цілком підтримую кандидатуру Наконечного О. Л. і сподіваюся на плідне співробітництво.
УХВАЛИЛИ:
Призначити Наконечного О.Л. виконавчим директором СП «Будмен» і укласти з ним контракт на виконання обов’язків директора терміном на два роки.
Оригінал протоколу підписали:
Голова (підпис) О. Я. Журавльов
Секретар (підпис) К. ґ. Корженевська
