У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:
- Адресат (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява), ліворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява).
- Адресант (назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);
Нижче у стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по-батькові, адреса того, хто подає заяву. Якщо заява адресується до тієї організації, де працює адресант, домашню адресу не зазначається. (назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);
- Назва виду документа нижче реквізиту адресату, посередині рядка слово "Заява" пишеться з великої літери й крапка не ставиться.
- Текст з великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.
- Підстава (додаток): перелік документів доданих до заяви на підтвердження її правомірності. Цей реквізит застосовується у написанні складної заяви.
- Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву.
Заява може писатись власноручно або бути надрукована та підписана заявником. Заява може писатись в одному примірнику, або може писатись в багатьох примірниках (з однаковим текстом, але до різних адресантів). Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.
