Текст документа
Текст - це головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа. В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні вказують мету документа.
Складаючи текст документа, слід дотримуватися таких правил:
1) текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться....
Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази;
2) не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;
3) уживати стійкі (стандартизовані) сполучення відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку і под.;
4) використовувати синтаксичні конструкції на зразок: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом..; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; На Ваше прохання...;
5) дієприслівникові звороти вживати на початку речення: враховуючи...; беручи до уваги...; розглянувши. ..; вважаючи...;
6) використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови та зрозумілі для широкого кола читачів;
7) у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після керуючого слова; вставні слова - на початку речення);
8) щоб не спричинити загострення стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій - Вами ще не висловлені пропозиції....
Активну форму треба вживати лише у випадках, коли важливо вказати на конкретного виконавця: Університет не гарантує...;
9) використовувати інфінітивні конструкції: створити комісію...; відкликати працівників...;
10) у розпорядчих документах дієслівні конструкції слід вживати у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...;
11) використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загальними правилами: р-ну обл., км, напр., канд. філол. наук;
12) віддавати перевагу простим реченням, використовувати форми ввічливості: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний....
Оформлювання сторінки
Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату А4 (210 X 294 мм) та А5 (210 х 146 мм). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні береги: лівий - 30 мм, правий - 10 мм, верхній та нижній - 20мм.
Текст документів, оформлених на папері формату А4, слід друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.
Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ 1,5
Голова Державного комітету 1
лісового господарства України 2
Підпис Ініціал(и), прізвище 1,5
Дата
За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують вертикально на одному рівні: перший - від межі лівого берега, другий - через 104 мм.
Інші реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.
Назву виду документа друкують великими літерами.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).
Оформлюючи документи, слід дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:
o 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;
o 92 мм - для реквізиту "Адресат" (16);
o 104 мм - для реквізитів *Т^>иф затвердження" (17), "Гриф обмеження доступу до документа" (15);
o 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" (23);
o не відступають від межі лівого берега, оформлюючи реквізити "Дата документа" (11), "Заголовок до тексту документа" (19), "Текст" (21) (без абзаців); "Відмітка про наявність додатків" (22); "Прізвище виконавця і номер його телефону" (28); "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи" (29); назви посади у реквізиті "Підпис" (23) та "Гриф погодження" (24); засвідчувального напису "Згідно з оригіналом" (27); а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИШ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.
На бланку друкується тільки перша сторінка документа, наступні - на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше трьох рядків тексту.
Нумерація сторінок. У документах, що займають дві і більше сторінок, нумерацію слід починати з другої.
Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього або нижнього берега арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, біля цифр не ставляться жодні позначення.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляються у його правому верхньому чи нижньому куті, а парні - у лівому верхньому чи нижньому.
Тематика, призначення, обсяг змісту документа зумовлюють ступінь складності рубрикації. Найпростіша рубрикація-поділ тексту на абзаци.
Абзац - це відступ на початку першого рядка, яким починається виклад нової думки, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Абзац не повинен бути більше 6 рядків.
Як правило, абзац містить три частини:
1) зачин (формулювання мети - про що йтиметься в ньому);
2) фразу (виклад основної інформації);
3) коментарі (підсумок усього абзацу).
Рубрики тексту зазвичай нумеруються, що вказує на взаємозалежність певних розділів, пунктів та спрощує опрацювання документа. Розрізняють традиційну (комбіновану) й нову систему нумерації.
Традиційна (комбінована) система ґрунтується на використанні символів різних типів - римських та арабських цифр, великих та малих літер, певних слів. Уся ця система різних позначень повинна мати послідовну, логічну побудову.
Наприклад:
Розділі А. Б. В. Г. Ґ. ... Частина 1 І.II. III. IV. V. ... Пункті '^1.2.3.4.5. ... $1 1)2)3)4)5)... а)б)в)г)г)...
За новою системою у певній послідовності використовують лише арабські цифри. Застосовуючи її, слід пам'ятати:
1) окремі розділи позначаються арабськими цифрами (7; 2; З і т. ін.);
2) номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою (7.7; 7.2; 2.7 тощо);
3) номер пункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, розділених крапками (7.7.7; 7.7.2; 1.1.3 і т. ін.);
4) номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапками (7.7.7.7; 7.7.7.2; 7.7.7.ІІПОД.).
Застосування нової системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань та інших символів.
