Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения кадровой документации организации нормам трудового законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений
Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства:
1. Организационный этап.
2. Определение перечня подлежащих проверке документов.
3. Сверка документов.
4. Проверка кадровой документации.
5. Оформление отчетов по кадровому аудиту.
На первом, организационном этапе необходимо:
― определить цели и задачи проведения кадрового аудита;
― сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;
― определить сроки проведения аудита;
― издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.
Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. К обязательным документам относятся:
― Трудовые договоры .
― График отпусков.
― Штатное расписание.
― Трудовые книжки
― Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
― Табель учета рабочего времени,
― Личные карточки формы № Т-2
― Приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении).
― Личные дела сотрудников
― Локальные нормативные акты.
В организации также могут вестись следующие документы:
― коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом); ― должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
― перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;
― график сменности;
― договор о коллективной материальной ответственности;
― договоры о полной индивидуальной материальной ответственности
― положение об охране коммерческой тайны;
― положение об адаптации работников;
― положение о порядке прохождения испытательного срока;
― положение о проведении аттестации работников и др.
После того как была проведена сверка документов, проверяется качество их составления с точки зрения требований трудового законодательства и делопроизводства.
Заключительный этап кадрового аудита – оформление отчета о его проведении. Отчет составляется в свободной форме, разработанной аудитором или непосредственно организацией. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.
