Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.1
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.2
Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация документов;
- контроль исполнения;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
- отправка или направление в дело.
Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.3 Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) называют электронным документооборотом.4
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Классификация документов
По общим признакам б. документы подразделяются:
1) по назначению
• распорядительные, в которых содержатся задания о выполнении хоз. операций
(поручение банку о перечислении денег, наряд на сдельные работы и т.п.);
• исполнительные, в которых отражены законченные хоз. операции,
и документы учѐтного оформления (контировки, мемориальные ордера и т.п.),
составляемые счѐтными работниками на основе распорядительных документов;
•комбинированные, в которых сочетаются признаки и распорядительных, и
исполнительных документов (так, расходный кассовый ордер до выдачи денег
является распорядительным, а после выдачи — исполнительным документом);
2) по месту возникновения: внутренние, внешние;
3) по объѐму содержания
• первичные, которые непосредственно отражают отдельные хоз. операции
(кассовый ордер, ведомость, требование и т.п.);
• свободные — объединяющие ряд хоз. операций, отраженных до этого
в нескольких первичных документах (авансовый отчѐт, отчѐт кассира,
кладовщика и т.п.);
4) по способу использования.
•разовые, в которые сведения о совершенной хоз. операции заносятся в один
рабочий приѐм (платежная ведомость, накладная, выписка из лицевого счета
в банке и др.);
• накопительные, в которых сведения об однородных хоз. операциях заносятся
в несколько рабочих приѐмов (лимитно–заборная карта на выдачу материалов
со склада в производство).
