У діловодстві існують єдині вимоги і правила оформлення документів,
що визначені відповідними нормативними актами. Хоча кожна
організація, установа, підприємство прагне виробити власні зразки,
трафарети, бланки, щоб полегшити документування, та всі вони
відповідають єдиній державній системі діловодства (ЄДСД), правилам
оформлення організаційно-розпорядчих документів (ОРД).
Виконання правил оформлення документів забезпечує:
- юридичну силу документів;
- організацію швидкого пошуку документів;
- використання персональних електронно-обчислювальних машин та
інших технічних засобів для складання документів.
Кожний документ складається з окремих елементів (текст, заголовок,
назва, дата, підпис тощо), які називаються реквізитами (від лат.
requisitum – необхідне, потрібне). Відсутність деяких реквізитів може
позбавити діловий папір юридичної сили.
Максимальна кількість реквізитів визначається числом 31. Проте у
кожному конкретному випадку, на практиці, реквізитів буде значно
менше. Кожний вид документа (наказ, протокол, характеристика) має
відповідно визначений набір реквізитів.
У повсякденній практичній роботі комерційних структур, приватних
фірм не використовується, як правило, реквізит «державний герб». Він
ставиться тільки на документах державних установ і підприємств, яким
надається таке право.
Реквізити поділяються на постійні та змінні. Постійні друкуються при
виготовленні бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.
Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності,
називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови
однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в
організаційно-розпорядчих документах:
1. Державний Герб України (порядок використання визначається
законом) – розташовують посередині бланка або у кутовій частині
над серединою рядка назви організації.
2. Емблема організації (логотип, фірмовий знак) – при кутовому
розміщенні реквізитів розташовуються у верхньому лівому кутку
аркуша, а при поздовжньому – посередині верхньої частини
сторінки. Як емблема організації може бути використаний товарний
знак, рисунок, абревіатура тощо.
3. Зображення нагород – розташовується у верхньому лівому кутку
або посередині документа.
4. Код підприємства, установи, організації – розташовується у
верхньому правому кутку.
5. Код форми документа – у верхньому правому кутку під кодом
підприємства, організації, установи.
6. Назва організації, установи, підприємства – у верхньому
лівому кутку або посередині. Може наноситися за допомогою
штампа або друкарським способом. У назві використовуються
скорочення на зразок АТ (акціонерне товариство) і тому подібне.
7. Назва міністерства, відомства, якому підпорядковується
установа – у верхньому лівому кутку або посередині.
8. Назва структурного підрозділу – у верхньому лівому кутку.
9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса,
номер телетайпу, факсу, телефону, номер рахунку в банку –
у верхньому лівому кутку оформляється відповідно до поштових
правил. Сукупність наведених у реквізитах даних є юридичною
адресою підприємства. Розміщується під реквізитом «назва
організації». Наприклад:
69063, м. Запоріжжя
вул. Жуковського, 66
тел. 69-98-31; факс 269-98-31
або
Розрахунковий рахунок
№ 174639609 у Жовтневому УСБ
м. Києва, МФО 376406
10.Назва виду документа – зліва або посередині сторінки. Назва – це
слово чи словосполучення, яке дозволяє визначити вид документа.
Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту,
особливості викладу. Назва пишеться з великої літери. На практиці
документування цей реквізит не проставляється лише в листах і
факсах.
11. Дата – на бланках дату підписання документа ставлять у лівій
верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для
цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату
ставлять під текстом зліва. Датою документа є: - дата його
підписання (для наказів, листів, довідок); - дата його затвердження
(для планів, звітів, правил, інструкцій); - дата подій, що в ньому
зафіксована (для протоколів, актів). Дата записується словесно-
цифровим способом (19 січня 2006 р.) або цифровим способом –
трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць,
рік – 19.01.06. Словесно-цифровий спосіб оформлення дати
рекомендується для документів, що містять відомості фінансового
характеру, а також у листуванні з іноземними діловими
партнерами.
12. Індекс – у верхній лівій частині сторінки. Цей реквізит дозволяє
забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук
документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе
три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного
підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу,
третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 06-
15/34, де 06 – цифра структурного підрозділу; 15 – номер справи,
документа; 34 – реєстраційний номер документа за журналом
обліку вхідних документів та канцелярії. Індекс ( № ) документа
ставиться на вихідних і внутрішніх документах поруч з реквізитом
«дата». Можна зустріти й інший спосіб запису індексу, наприклад №
66/01-07, де 66 – номер документа в журналі реєстрації вхідних чи
вихідних документів, 01 – структурний підрозділ, 07 – номер справи у
цьому підрозділі (В.Кулініченко, С.33).
13.Посилання на індекс та дату вхідного документа – у верхній
лівій частині сторінки. Він розміщується нижче реквізитів «дата» й
«індекс». Містить дату та індекс, вказані у документі організацією,
яка уклала чи видала документ. Наприклад: № 06-15/34 від 01.04.98,
де 06 – індекс структурного підрозділу; 15 – номер справи за
номенклатурою; 34 – порядковий номер.
14.Місце укладання чи видання – у верхній лівій частині сторінки.
Містить назву міста чи іншого населеного пункту, де виданий
документ.
15. Гриф обмеженого доступу до документа – з правого боку під
кодом форми. Цей реквізит проставляється на документах, що
містять секретну або конфіденційну інформацію. Складається із слів
«Конфіденційно», «КТ» (комерційна таємниця). Під цим грифом
необхідно поставити № даного примірника документа. Реквізит
друкується без крапок і лапок. Наприклад:
КТ
Примірник № 3
На документах державних підприємств, що містять секретну
інформацію, використовуються відповідно грифи «Таємно» («Секретно»),
«Цілком таємно» («Цілком секретно») та «Для службового користування»
(ДСК).
16. Адресат (адресант) – з правого боку у верхній частині сторінки. У
ньому вказується: - назва установи, фірми у називному відмінку; -
структурний підрозділ у називному відмінку; - посада, прізвище та
ініціали адресата в давальному відмінку; - посада, прізвище, ім’я та
по батькові адресанта – у родовому відмінку без прийменника; -
поштова адреса. Якщо документ адресовано до установи, то
поштова адреса вказується після назви установи, структурного
підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі – тоді
перед її прізвищем. Останнім часом пропонується спочатку
вказувати прізвище та ініціали отримувача, потім поштову адресу.
Зразки:
Петренку М.В.
330062, Запорізька область
м. Вільнянськ, вул. Бочарова, 114, кв.15.
У заявах, скаргах, доповідних записках тощо, такий спосіб запису:
Деканові філологічного факультету ЗНУ
проф. Хом’як Т.В.
студента 2 курсу філологічного
факультету (гр. 3513 – 1)
Назарова Бориса Васильовича
17. Гриф затвердження – у верхній правій частині документа.
Затвердження – спосіб засвідчення документа після його
підписання, який санкціонує поширення його дії на визначене коло
структурних підрозділів, організацій чи службових осіб.
Затверджуються, як правило, керівником такі види документів:
плани, звіти, інструкції, правила, акти.
Реквізит «гриф затвердження» складається зі слів ЗАТВЕРДЖУЮ,
назва посади особи, яка затвердила документ, його особистого підпису з
розшифруванням (ініціали, прізвище) та дати затвердження.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
ректор ЗНУ
(підпис) Тимченко С.М.
03.05.08
У ряді випадків гриф завіряється печаткою організації. Якщо документ
затверджується рішенням, наказом, протоколом, гриф затвердження
повинен складатися зі слова «Затверджую», назви документа в називному
відмінку, його дати і номера.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Наказ директора АБ «Муніципальний»
від 22.02.08 № 23
Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з
моменту його затвердження.
18. Резолюція – у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте
іншими реквізитами, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній
площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. На листах,
факсах резолюція накладається між реквізитами «адресат» і
«текст» на першому аркуші документа.
Резолюція містить вказівки щодо виконання документа або ставлення
керівника до питань, порушених у документі.
Реквізит «резолюція» повинен включати:
- прізвище та ініціали виконавця (кому доручається виконання);
- зміст доручення (конкретні дії; порядок виконання);
- строк виконання;
- особистий підпис керівника і дата підписання.
Якщо в резолюції вказується кілька виконавців, відповідальним за
виконання документа є особа, вказана першою. Інші залучаються при
вирішенні питань як співвиконавці.
Резолюція пишеться від руки. Якщо документ містить більше однієї
резолюції, то друга й наступні проставляються на будь-якому вільному
місці лицьового боку документа. Якщо вільного місця немає, то резолюція
може бути оформлена на додатковому аркуші. Це викликає певні
незручності, оскільки може призвести до втрати чи заміни її.
Зміст доручення в резолюції може мати різні форми.
Наприклад:
Деканові економічного факультету
Кущику А.П.
Підготувати проект контракту
до 23.03.08
(підпис керівника)
19.03.08
19. Заголовок до тексту – під назвою документа, друкується малими
літерами, відтворює головну ідею документа і найчастіше
починається з прийменника «про». Має бути лаконічним і точним.
Наприклад:
Договір
про постачання паливно-мастильних матеріалів
або
Договір оренди
20. Відмітка про контроль – з лівого боку у верхній частині поля
сторінки документа на рівні заголовку. Її проставляють за формою
«К» або «Контроль». Вписується вона від руки червоним кольором
або спеціальним штампом на документах, що контролюються за
дорученням керівника.
21. Текст – головний елемент документа, складається зі вступу, доказу,
закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до
поля). Як правило, тексти розпорядчих документів листів
складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або
обґрунтування для складання документа, у другій – висновки,
пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
У деяких випадках текст документа може містити лише одну
резолютивну частину, наприклад: наказ – розпорядчу частину без
констатуючої, лист – прохання без пояснення.
Деколи текст складається у формі анкети (наприклад, у фінансових
документах, де наявна цифрова або словесна інформація про один об’єкт за
певним обсягом ознак).
Форма таблиці використовується, тоді коли складається цифрова або
словесна інформація про кілька об’єктів за рядом ознак. Використовуються
у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських,
організаційно-розпорядчих та інших документах.
22.Відмітка про наявність додатка. Якщо до документа є додатки,
то в документі ставиться відмітка про їх наявність. Цей реквізит
розміщується після тексту перед підписом.
Є такі способи оформлення додатків:
1) Якщо повна назва додатка до документа згадується в тексті, то
відмітка про наявність додатка оформлюється за скороченою формою.
Наприклад: Додаток: на 4 стор., 2 примірники.
2) Якщо додатки до документа не вказані в тексті, необхідно тоді у
відмітці про додатки вказати повністю назву документів, що складають
додатки. Наприклад: Додатки: «Проект контракту з фірмою «Світоч» на 20
арк. у двох примірниках.
3) Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2
сторінках лише адресатові.
4) При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в
самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку
на 7 стор., або Додаток: відповідно до опису на 10 арк.
5) Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то
відмітка про наявність додатка оформляється таким чином: Додаток:
Висновок експертної комісії від 25.02.06 № 4 і додаток до нього, всього на 21
арк., у двох примірниках.
6) Якщо додатки зброшуровано (книги, журнали), кількість аркушів не
зазначається.
7) Якщо додаток направляється не на всі зазначені в документі адреси,
то відмітка про наявність додатку оформляється таким чином: Додаток: на
4 арк., у 2 примірниках на першу адресу.
23.Підпис – є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. До
складу реквізиту «підпис» входить:
- назва посади особи, яка підписала документ (з лівого боку);
- підпис;
- розшифровка підпису (ініціали та прізвище, праворуч).
Наприклад:
Директор фірми «Світоч» підпис Л.А.Самчук
Посада особи, яка підписала документ, вказується повністю, якщо
документ оформлено не на бланку. Наприклад:
Директор ЗОШ № 277 підпис Л.К.Сенченко
При оформленні документа на бланку посада подається скорочено.
Підписи кількох службових осіб на документах розташовується один під
одним у послідовності, що відповідає займаній посаді. Наприклад:
Директор підпис А.Б.Кучеренко
Секретар підпис А.В.Ткаченко
При підписанні документа кількома рівними за посадою особами їх
підписи розташовуються на одному рівні, наприклад:
Директор фірми «Сокіл» Директор фірми «Світоч»
/підпис/ М.А.Бровка /підпис/ Л.А.Самчук
Підписом також вважається позначення назви структурного підрозділу,
який несе відповідальність за надану інформацію, наприклад: Деканат,
Оргкомітет, Ректорат, Студрада.
Оголошення
10 березня 2006 р. о 12.00 у актовій залі 11 навчального корпусу
відбудуться урочисті збори, присвячені 192-ій річниці з Дня народження
Тараса Григоровича Шевченка.
Деканат філологічного факультету
Документ може підписати заступник чи особа, яка виконує обов'язки
замісника керівника. При цьому необхідно вказати фактичну посаду і
прізвище особи, яка дійсно підписала документ. Виправлення «в. о.» або
«Заст.» вносяться від руки або машинописним способом.
У документах, підготовлених комісією, вказуються не посади осіб, які
склали документ, а розподіл обов'язків у складі комісії (голова, члени
комісії).
Документи колегіального органу (Ради засновників, Загальних зборів
учасників АТ) підписуються головою цього органу і секретарем. Реквізит
«підпис» проставляється після реквізитів «текст» і «додаток».
24. Гриф погодження (узгодження) – реквізит, що потрібен тоді,
коли виникає потреба в оцінці діяльності документа, у його обґрунтуванні
та у встановленні відповідності законодавству.
Розрізняють дві форми узгодження документів – внутрішнє (з
підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з підвідомчими
та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається з:
- слова «УЗГОДЖЕНО» («ПОГОДЖЕНО»)
- назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою
узгоджується документ
- особистого підпису та його розшифрування
- дати.
Гриф узгодження розташовується нижче від реквізиту «підпис» або на
окремій сторінці. Наприклад:
УЗГОДЖЕНО
Начальник юридичного відділу
/підпис/ К.В.Ткаченко
02.08.08
25.Віза. Внутрішнє узгодження проекту документа – це його візування.
Розміщується ліворуч, нижче реквізиту підпис від краю лівого поля,
фіксується секретарем та завідувачем канцелярії або відділом кадрів. Віза
складається з: особистого підпису особи, яка візує; дати. У разі потреби
зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис
(зазначається ініціали і прізвище):
Завідувач кафедри /підпис/
Б.В.Cамійленко
27.04.08
Якщо особа, яка візує має зауваження і доповнення до проекту
документа, він оформляє їх на окремому аркуші, про що робиться
відповідна помітка за такою формою:
Начальнику юридичного відділу
/підпис/ ініціали прізвище
зауваження і пропозиції додаються
дата
На вихідних документах віза ставиться на другому примірнику, який
залишається в організації. На внутрішніх документах організації (наказ,
розпорядження, інструкція) віза може проставлятись на першому
примірнику.
26.Печатка – розміщується таким чином, щоб відбиток її захоплював
частину слів назви посади і підпису особи, що засвідчила документ.
Печатки є гербові та прості. Гербова печатка ставиться на документах, що
засвідчують юридичні та фізичні права осіб, а також на тих, які
встановлюють факти витрати коштів та матеріальних цінностей; на
статутах, положеннях. Прості печатки (круглі, квадратні, трикутні)
ставляться на документах, які виходять за межі організації, у випадку
розмноження примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, на
довідках з місця роботи. Печатка не ставиться на службових листах, які
друкуються на бланках.
27.Відмітка про засвідчення копії – у правому верхньому кутку
пишеться слово «копія». Під реквізитом «підпис» пишеться слово «вірно»
(деколи «правильно», «згідно»), дата, посада виконавця, підпис і
розшифрування (при потребі підпис засвідчується печаткою). Наприклад:
Вірно:
Декан економічного факультету /підпис/
Е.В.Прушківська
02.10.08
У випадку підписання керівником тільки першого примірника
документа, решта завіряються секретарем-референтом. При пересиланні
копії документа до іншої організації чи видачі її на руки підпис особи, яка
завірила оригінал, засвідчується печаткою. У таких випадках копія має
юридичну силу оригіналу.
28.Прізвище виконавця і номер його телефону – розміщується на
вихідних документах у нижньому лівому куті зворотного або лицьового
боку останньої сторінки після реквізитів «підпис», «віза». Складається з
прізвища виконавця; номера його службового телефону. Наприклад:
Степаненко 41-12-32.
Нижче прізвища виконавця, при необхідності, можуть вказуватися
перші літери імені та прізвища друкарки, кількість віддрукованих
примірників і дата друкування. Наприклад:
Степаненко 41-12-32
ПО 2 12.04.08
29.Відмітка про виконання документа та направлення його до
справи – у лівій (або центральній) нижній частині першого аркуша
документа нижче реквізиту «прізвище виконавця і номер його телефону».
Ставиться якщо документ виконаний, тобто вирішені всі поставлені у
ньому питання. Складається з:
- слова «до справи» і «номер справи», в якій буде зберігатися
документ;
- посилання на дату і номер документа, що засвідчує виконання (у
випадку його складання);
- короткі відомості про виконання, якщо відсутній документ, що
засвідчує виконання;
- підпис виконавця документа і дату про ставлення відмітки.
Наприклад: До справи 03-04. Лист відправлено 04.04.06 № 17
Самчук 06.04.06
30.Відмітка про перенесення даних на машинний носій – на
нижньому правому полі після тексту документа. Містить:
- запис «інформація перенесена на машинний носій»;
- підпис особи, відповідальної за перенесення даних;
- дату перенесення.
31.Відмітка про надходження – розміщується у правій нижній
частині першого аркуша документа за допомогою штампа і складається з
таких елементів:
- скороченої назви організації, що отримала документ;
- дати надходження і вхідного номера.
Наприклад: АТ «Славутич»
Дата 11.05.08
Вх. № 78
Відмітка про надходження проставляється автоматичним нумератором,
у якому закладені всі перераховані реквізити.
Отже, кожному реквізиту відведено певне місце. Це робить документ
зручним для зорового сприйняття, спрощує його обробку.
Для документів із високим рівнем стандартизації друкарським або
іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.
Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації
однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення
конкретного документа.
Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру
ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.
Бланк – це друкована стандартна форма будь-якого документа з
реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюються
конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів,
протоколів, офіційних листів.
Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа
як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти
передбачають кутове і повздовжнє розміщення штампа.
Повздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається
з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній для
кутового штампа.
Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа
на вільному місці можна розмістити реквізити «адресат», «гриф
обмеженого доступу до документа», «гриф затвердження», «резолюцію».
