По сути ЭЦП — это некая последовательность символов, которая получена в результате определенного преобразования исходного документа (или любой другой информации) при помощи специального программного обеспечения. ЭЦП добавляется при пересылке к исходному документу. Любое изменение исходного документа делает ЭЦП недействительной. На практике ЭЦП уникальна для каждого документа и не может быть перенесена на другой документ; невозможность подделки электронной цифровой подписи обеспечивается очень большим объёмом математических вычислений, необходимым для её подбора. Таким образом, при получении документа, подписанного ЭЦП, получатель может быть уверен в авторстве и неизменности текста данного документа.
ЭЦП является на сегодняшний день законодательно оформленной процедурой обмена защищенными данными через интернет. В статье закона, регулирующей документирование информации (Закон 149-ФЗ), говорится, что электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью (ЭЦП), признается равнозначным документу, подписанному собственноручно, если иным нормативным актом не предусмотрена обязательность бумажного носителя.
Электронная цифровая подпись применяется для подтверждения авторства и неизменности информации (того или иного электронного документа). В системе электронных торгов поставщик, подавший ценовое предложение или заявку на конкурс, обязуется осуществить поставку товара или осуществить услуги на условиях, указанных в его предложении. Будучи подписанным ЭЦП, данное предложение обретает юридическую значимость и влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Таким образом, заказчик в системе электронных торгов имеет дело с реальными предложениями, исполнение которых гарантировано законодательством.
C другой стороны, заказчик, разместивший в системе электронных торгов предложение о закупке (в форме аукциона, конкурса или запроса котировок), берет на себя обязательство заключить контракт с поставщиком, предложившим лучшие условия. В этом плане механизм ЭЦП, реализованный в системе электронных торгов, предоставляет юридические гарантии заключения контакта для поставщиков.
