Документ (лат. documentum – свидетельство, доказательство, образец) – факт, облаченный в письменную форму и подтверждающий наличие определенных факторов. В более узком смысле – это носитель, подтверждающий собой определенный факт или право.
На предприятиях с системой автоматизации документооборота практически все сотрудники работают с электронными документами – от руководителя до исполнителя. Всегда можно получить информацию по содержанию, назначению или исполнению документа.
Стоит упомянуть такое понятие, характерное для систем электронного документооборота (СЭД-система электронного документооборота), как жизненный цикл документа. Любой документ в системе как правило проходит ряд этапов, которые принято называть «жизненным циклом документа». Ниже приведены стандартные пять этапов цикла.
1)Создание и редактирование документа. Документ создаваемый в СЭД в обязательном порядке получает индивидуальную и постоянную карточку учета. После создания документа и сохранения его в базе данных, он может быть отредактирован.
2)Движение документа. После создания, документ может быть отправлен другим пользователям СЭД для проведения определенных операций: согласование, подпись, ознакомление, редактирование и другие. Благодаря этому, документооборот в организации становится четко отслеживаемым и контролируемым процессом.
3)Задачи. За документом может быть закреплена определенная задача, например, контроль за исполнением поручений. Эта подсистема жизненного цикла обеспечивает детальный контроль за любыми задачами в системе.
4)Мониторинг. Подразумевает доступ определенных пользователей к информации о состояния, в котором находится документ в данный момент, а также о сроках исполнения и времени редактирования документа.
5)Архивирование. Прошедший все этапы документ может быть сдан в электронный архив, где будет храниться до востребования. При этом доступна удобная функция поиска.
Большинство современных систем электронного документооборота поддерживают все описанные этапы жизненного цикла, в том числе и этап работы с входящими документами.
Какими свойствами должна обладать идеальная СЭД? В первую очередь она должна полностью обеспечивать все доступные операции, присущие бумажному документообороту, дабы сотрудникам не пришлось поддерживать одновременно две технологии документооборота.
Помимо этого, СЭД должна поддерживать возможность преобразования бумажных документов в электронные, организовывать защиту и доступ, маршрутизацию, гибкие механизмы обсуждения и согласования документов, контекстный поиск, публикации, подписку на рассылку извещений об изменениях и многое другое. В настоящее время степень и эффективность автоматизации предприятия зависит от масштабов компьютеризации предприятия и от отношения руководства к вопросам внедрения и дальнейшее работы в системе.
