Электронным документооборотом называется современная система ведения деловой документации, в которой все создаваемые, пересылаемые и полученные документы обрабатываются при помощи специальной коммуникационной технологии на персональных компьютерах, которые объединены в единую сеть, предусматривающую формирование и ведение распределенных баз данных. При этом введение электронного документооборота не является процессом искоренения бумажных документов, однако считается приоритетным направлением оптимизации и коррекции работы с документами.
Эта система представляет собой специфичный механизм, работающий с электронными документами и включающий концепцию безбумажного делопроизводства.
Документооборот – это постоянное движение документов предприятия, начиная с их создания и до завершения их действия или отправления. Все работы с документами, такие как прием, рассылка, регистрация, формирование, контроль исполнения, повторное применение документации и сортировка, составляют отдельные элементы документооборота. Электронный документ – это такой документ, который создан с использованием компьютерных средств обработки информации и может подписываться цифровой подписью. Такой документ хранится на электронном носителе как файл соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись является аналогом ручной подписи и предназначена она для защиты информации, гарантируя контроль целостности и подтверждая подлинность электронного документа.
Системы документооборота обеспечивают хранение документов, ведут историю записей, создают движение их на предприятии, позволяют следить за осуществлением различных процессов, для которых, собственно, они и имеют прямое отношение. На предприятии с действующей системой документооборота, основным инструментом управления является документ. При этом не имеют никакого значения решения, поручения или приказы. Для этих целей существуют соответствующие документы, в которых содержатся все эти решения, поручения, приказы и т.п.
Гарантией нормальной работы предприятия служит эффективная деятельность сотрудников. Однако для качественного сервиса устаревшие способы обработки информации являются почти непригодными. В наши дни существует необходимость в доступе к информационным ресурсам, а также стремление к сокращению временных трат на решение задач, которые не имеют отношения к сервису обслуживания.
Отсутствие ручного размножения документов, отслеживания их перемещения в пределах организации, контроля передачи конфиденциальной информации существенно экономит временные затраты на делопроизводство. Общее использование электронного делопроизводства и информационной базы обеспечивает систематизацию информации, что упрощает ее анализ и облегчает составление отчетов. Однако это возможно лишь в условиях существования совершенной системы электронного документооборота.
Информационные технологии без бумажных носителей улучшают также процесс приобретения и использования знаний. Они являются основой решений, обеспечивающих централизованный обмен информацией, позволяя извлекать только необходимую в данный момент информацию из множества доступных источников.
Системы электронного документооборота в будущем обеспечат создание совершенно новой организационной культуры, значительно облегчив работу людей. Информационные технологии дают возможность работникам не только выполнять внутриведомственные задания, но и решать более обширный диапазон задач при помощи совместных усилий.
